BAS Документообіг КОРП

Цена: 62 700,00

Назначение

«BAS Документообіг КОРП» — это программное решение ECM-класса (Enterprise Content Management) –с широким набором возможностей для управления бизнесс-процесами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовывать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить её эффективность.

Сфера применения

Программа «BAS Документообіг КОРП» — это инструмент, который комплексно решает широкий спектр задач по следующим направлениям:

  • автоматизация учёта документов;
  • взаимодействие сотрудников;
  • контроль и анализ исполнительской дисциплины.

Программа поддерживает коллективную работу,  как в локальной компьютерной сети, так и через Интернет.

Программа «BAS Документообіг КОРП» соответствует всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующим порядок работы с документами.

Основные фукциональные возможности  программы «BAS Документообіг КОРП»

Соответствие украинскому законодательству

«BAS Документообіг КОРП» позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота, в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота, а именно:

  • Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
  • Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
  • Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян».
  • Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
  • Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади».

Работа с документами

«BAS Документообіг КОРП» позволяет работать с документами любого типа. Каждому документу в программе заводится соответсвующая учётно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует «Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997» и постановлению КМУ «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах ержавної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие ознакомление и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Хранение данных и права доступа

В конфигурации  «BAS Документообіг КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок для которых предусмотрен контроль прав доступа.

Структура папок может  совпадать с организационной структурой предприятия или со структурой бумажного документооборота.

Для каждой папки может быть установлено разрешение на выполнение пользователем или группой пользователей  таких операций, как:

  • чтение;
  • добавление;
  • редактирование;
  • удаление.

Кроме этого, на все данные конфигурации «BAS Документообіг КОРП» могут быть установлены ограничения прав доступа.

Такие ограничения прав доступа могут зависеть от таких факторов, как:

  • виды документов;
  • грифы доступа к документам;
  • группы корреспондентов;
  • группы физических лиц;
  • группы организаций и т.п.

Сами файлы могут храниться, как в информационной базе, так и в томах на диске.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа позволяет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку программы с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть сразу  приобщены к документообороту предприятия. Это удобно при интеграции программы, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Регистрация входящих и исходящих документов

«BAS Документообіг КОРП» позволяет вести учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом автоматически генерируются  сквозные регистрационные номера по сложным правилам.

Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами типовых инструкций и традиций отечественного деловодства. При регистрации документов поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов.

Регистрация документа сопровождается следущими процессами:

  • запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов с дальнейшей «постановкой на контроль»;
  • оповещение исполнителей;
  • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
  • формирование дел, передача закрытых дел на «архивное хранение» или уничтожение;
  • дальнейшее формирование отчётов о поступлении и исполнении документов, о «просроченных» документах.

Учёт обращений граждан

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены процессы регистрации и обработки ообращений граждан в соответствии с  Законом Украины №393 / 96-ВР от 02.10.1996 «Про звернення громадян».

Предусмотрен учёт дубликатов и повторных обращений, а также учёт переадресации обращений граждан в сторонние организации и обратно.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит  все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по этим обращениям. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчёты:

  • «Обработка обращений граждан»
  • «Структура обращений за период»
  • «Динамика количества обращений»
  • «Список обращений граждан»

Учёт договоров

В программе «BAS Документообіг КОРП» автоматизированы все основные этапы  полного жизненного цикла «договорных» документов:

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, «внешнее» и «внутреннее»;
  • учёт всех связанных с договором документов, например: акты, дополнительные  соглашение и т.п.;
  • учёт и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическая пролонгация сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учёт сумм договоров;
  • работа с многосторонними договорами;
  • учёт и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например: счёт-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.

Для анализа договорной работы в программе предусмотрены такие отчёты, как:

  • «Список заключённых договоров»
  • «Договора, у которых заканчивается срок действия»
  • «Сопроводительные документы по договору»
  • «Динамика количества заключённых договоров»
  • «Динамика сумм заключённых договоров»
  • «Расторгнутые  договора».

Сканирование

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любого типа, поддерживающих  интерфейс TWAIN.

Сканирование происходит в файловых форматах : «.jpg», «.pdf»  и «.tif».

Поддерживается многостраничный режим сканирования.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов документов и формированием многостраничных «.tif» , или «.pdf»-файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированых изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Электронная почта

Встроенный в программу «BAS Документообіг КОРП» клиент внутренней электронной почты позволяет:

  • отсылать по электронной почте, прямо из программы, любые документы или файлы;
  • загружать входящие или внутренние документы из электронной почты;
  • при использовании Э.Ц.П., отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы;
  • искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, в том числе по текстовому содержанию писем.

Кроме того, программа автоматически отслеживает  почтовый ящик и при появлении новых писем, выводит всплывающие сообщения, в правом нижнем углу экрана.

Если по письму продолжилась переписка, то программа  информирует об этом, отображая гиперссылки в области чтения карточки письма.

Выполнение задач по почте

Задачи можно выполнять  по почте, просто отвечая  на специальные почтовые сообщения, которые автоматически рассылаются программой.

Просмотр, редактирование и контроль версий документов

Для просмотра и редактирования документов «BAS Документообіг КОРП» использует соответствующие  приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Рабочий стол

Повседневная работа с документами и файлами используется непосредственно на «рабочем столе»:

  • пользователь видит перечень, документов, которые редактируются и перечень невыполненных задач;
  • предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалять, добавлять или менять местами элементы отдельного раздела.

«BAS Документообіг КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно просматривать список версий документа, удалять необходимые, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов («.doc», «.rtf», «.html», «.txt» и «.odt») поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В программе «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При создании нового файла «из шаблона», поля шаблона автоматически заполняются учётными данными, например:

  • наименование;
  • автор;
  • дата создания;
  • сумма договора;
  • реквизиты контрагента.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрих-кодирование документов

В «BAS Документообіг КОРП» всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можна:

  • распечатать на отдельном листе;
  • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
  • распечатать на наклейке;
  • вставить в электронный документ как изображение.

Штрих-коды применяются для быстрого поиска учётных карточек документов и для автоматического прикрепления к документу файла при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит следующую информацию:

  • название  организации;
  • регистрационный номер;
  • дата регистрации;
  • штрих-код.

Регистрационный штамп может печататься, как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые формируются автоматически, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настраивать дополнительные связи между документами и указывать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа «BAS Документообіг КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются с помощью бизнес-процесса «Рассмотрение», или могут быть введены вручную.

При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (Э.П.). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Переадресация входящих документов

В программе «BAS Документообіг КОРП» можно учитывать перенаправления входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения перенаправленных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учёт передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возвращения переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе «BAS Документообіг КОРП» коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю, и с его резолюцией возвращается обратно, к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
  • Исполнение: документ передаётся на исполнение всем пользователям по списку и контролёру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен соответствующим исполнителем.
  • Согласование: приложенные к данному бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса, для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное  согласование. В программе поддерживаются такие варианты согласования:
    • параллельное;
    • последовательное;
    • смешанное (параллельное и последовательное),  с описанием условий маршрутизации.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение  ответственному лицу и возвращается автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставление печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям и списком для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
  • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задания не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ может быть отправлен на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующее задание тому, кто в данный момент выполняет  эту роль – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учётом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров —другой. Условия маршрутизации можно настраивать в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учётом графиков работ сотрудников и могут рассчитываться  не только в днях, но и в часах, и даже минутах.

В программе реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархическая подчиненность бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчинённым по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учётом прав доступа.

Предусмотрена временная остановка бизнес-процессов, которая распространяется на все подчинённые  бизнес-процессы и их задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное назначение механизма интеграции бизнес-процессов — это автоматизация тех процессов обработки данных, которые мигрируют между разными информационными базами; и организация такого перехода границ  с удобством для пользователя.

Пример бизнес-процесса, который пересекает границы  конфигураций: — процесс обработки заказа покупателя. Он начинается  в информационной базе «Управління торгівлею» , продолжается в «BAS Документообіг КОРП», а затем возвращается и завершается в «Управління торгівлею».

Удобство работы на каждый день

Окно «Текущие дела» на рабочем столе открывается при старте программы. Это окно показывает сводную информацию о :

  • задачах пользователя;
  • задачах подчинённых  (для руководителей);
  • событиях календаря;
  • сообщениях эл. почты;
  • сообщениях форума;
  • мероприятиях;
  • работе с документами;
  • учёте времени.

Окно «Мои задачи» показывает списки задач текущего пользователя на закладках «Задачи мне» и «Задачи от меня». На закладке «Задачи мне» отображаются задачи порученные текущему  пользователю напрямую, через роль, или делегированием. Закладка «Задачи от меня» показывает задачи,  которые создал текущий пользователь. Задачи можно маркировать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим количеством задач.

Поиск

Электронный документ — это структурированный набор данных, содержащих реквизиты и смысловую часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут использоваться в процессе поиска конкретного документа.

В программе реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учётом  морфологии русского, украинского и английского языков.

Учёт рабочего времени и контроль исполнения

Мониторинг данных учёта рабочего времени  предоставляет руководителю информацию для принятия управленческих решений и позволяет оптимизировать работу персонала.

В программе предусмотрены ежедневные отчёты сотрудников, которые содержат данные:

  • об отработанном времени;
  • о проекте в котором занят сотрудник;
  • о сути выполненных работ.

На основании этих  данных можно построить  разные отчёты о  рабочем времени персонала в следующих разрезах;

  • по видам работ;
  • по подразделениям;
  • по периодам.

Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учётом занятости участников.

Записи календаря можно создавать на основании другого объекта конфигурации: задачи, документа, письма, мероприятия и т.п..

Организация распределённой информационной базы

В программе предусмотрена работа в режиме «Распределённой Информационной Базы» (РИБ), включая вариант сохранения файлов не в информационной базе, а на диске

Обмен данными с прочими типовыми конфигурациями

В «BAS Документообіг КОРП» имеется встроенный в систему план обмена с типовыми конфигурациями.

Дополнительно для комплекта поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы к применению и настройке обмена с помощью обработки «Универсальный обмен данными в формате XML».

Веб-сервисы работы с файлами

«BAS Документообіг КОРП» может выступать в качестве внешней, относительно других систем, библиотеки файлов. Взаимодействие  между «BAS Документообіг КОРП» и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.

Использование программы «BAS Документообіг КОРП» в качестве библиотеки файлов позволяет:

  • прикреплять файлы к объектам вашей информационной базы;
  • разгрузить вашу информационную базу за счёт переноса хранимых файлов в «BAS Документообіг КОРП»;
  • организовать  безопасное, надёжное и централизованое хранение неструктурированной информации предприятия;
  • интегрировать файлы, связанные с информационной базой, в общий документооборот предприятия;
  • организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.

Комплектация и особенности лицензирования

Комплектация

Программа поставляется в электронном виде. В комплект поставки входят:

  • необходимые дистрибутивы;
  • документация в электронном виде;
  • комплект пин-кодов для активации лицензии;
  • регистрационная анкета и пользовательское соглашение.

Особенности лицензирования

Основная поставка содержит все необходимое для работы в программе одного пользователя. Для обеспечения одновременной работы с программой «BAS Документообіг КОРП»  более чем  одного пользователя, нужно приобрести клиентские лицензии «BAS» для пользователей и  дополнительную серверную лицензию «BAS» (для обеспечения «клиент-серверного» режима работы).

Все права на конфигурацию принадлежат компании «NetHelp» (Польша).

 

Назначение

«BAS Документообіг КОРП» — это программное решение ECM-класса (Enterprise Content Management) –с широким набором возможностей для управления бизнесс-процесами и совместной работой сотрудников. Проверенные методики и практики, которые помогут организовывать электронный документооборот, наладить процессы, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить её эффективность.

Сфера применения

Программа «BAS Документообіг КОРП» — это инструмент, который комплексно решает широкий спектр задач по следующим направлениям:

  • автоматизация учёта документов;
  • взаимодействие сотрудников;
  • контроль и анализ исполнительской дисциплины.

Программа поддерживает коллективную работу,  как в локальной компьютерной сети, так и через Интернет.

Программа «BAS Документообіг КОРП» соответствует всем законодательным и нормативным требованиям, регламентирующим порядок работы с документами.

Основные фукциональные возможности  программы «BAS Документообіг КОРП»

Соответствие украинскому законодательству

«BAS Документообіг КОРП» позволяет автоматизировать бизнес-процессы организационно-распорядительного документооборота, в соответствии с основными постановлениями и законами, регулирующими ведение делопроизводства и документооборота, а именно:

  • Закон Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
  • Закон Украины от 05.07.1994 № 80/94-ВР «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах».
  • Закон Украины от 02.10.1996 № 393/96-ВР «Про звернення громадян».
  • Постановление КМУ от 30.11.2011 №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
  • Постановление КМУ от 28.10.2004 №1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади».

Работа с документами

«BAS Документообіг КОРП» позволяет работать с документами любого типа. Каждому документу в программе заводится соответсвующая учётно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует «Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997» и постановлению КМУ «Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах ержавної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації».

Для карточек документов, процессов и задач предусмотрены специальные инструкции, облегчающие ознакомление и работу с этими объектами. В комплект поставки уже входит 45 готовых инструкций.

Хранение данных и права доступа

В конфигурации  «BAS Документообіг КОРП» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок для которых предусмотрен контроль прав доступа.

Структура папок может  совпадать с организационной структурой предприятия или со структурой бумажного документооборота.

Для каждой папки может быть установлено разрешение на выполнение пользователем или группой пользователей  таких операций, как:

  • чтение;
  • добавление;
  • редактирование;
  • удаление.

Кроме этого, на все данные конфигурации «BAS Документообіг КОРП» могут быть установлены ограничения прав доступа.

Такие ограничения прав доступа могут зависеть от таких факторов, как:

  • виды документов;
  • грифы доступа к документам;
  • группы корреспондентов;
  • группы физических лиц;
  • группы организаций и т.п.

Сами файлы могут храниться, как в информационной базе, так и в томах на диске.

Автоматическая загрузка файлов из каталога

Программа позволяет автоматически загружать файлы из указанного каталога в локальной сети. Как только в этом каталоге появляется файл или папка с файлами, они сразу переносятся в нужную папку программы с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Загруженные файлы автоматически распознаются, индексируются и могут быть сразу  приобщены к документообороту предприятия. Это удобно при интеграции программы, например, с сетевыми потоковыми сканерами, факс-машинами и другими приложениями.

Регистрация входящих и исходящих документов

«BAS Документообіг КОРП» позволяет вести учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом автоматически генерируются  сквозные регистрационные номера по сложным правилам.

Регистрация документов проводится в соответствии с государственными стандартами типовых инструкций и традиций отечественного деловодства. При регистрации документов поддерживается печать штрих-кодов и регистрационных штампов.

Регистрация документа сопровождается следущими процессами:

  • запуск автоматизированной процедуры (бизнес-процесса) рассмотрения документов с дальнейшей «постановкой на контроль»;
  • оповещение исполнителей;
  • поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
  • формирование дел, передача закрытых дел на «архивное хранение» или уничтожение;
  • дальнейшее формирование отчётов о поступлении и исполнении документов, о «просроченных» документах.

Учёт обращений граждан

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены процессы регистрации и обработки ообращений граждан в соответствии с  Законом Украины №393 / 96-ВР от 02.10.1996 «Про звернення громадян».

Предусмотрен учёт дубликатов и повторных обращений, а также учёт переадресации обращений граждан в сторонние организации и обратно.

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит  все обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по этим обращениям. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчёты:

  • «Обработка обращений граждан»
  • «Структура обращений за период»
  • «Динамика количества обращений»
  • «Список обращений граждан»

Учёт договоров

В программе «BAS Документообіг КОРП» автоматизированы все основные этапы  полного жизненного цикла «договорных» документов:

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, «внешнее» и «внутреннее»;
  • учёт всех связанных с договором документов, например: акты, дополнительные  соглашение и т.п.;
  • учёт и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическая пролонгация сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учёт сумм договоров;
  • работа с многосторонними договорами;
  • учёт и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например: счёт-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.

Для анализа договорной работы в программе предусмотрены такие отчёты, как:

  • «Список заключённых договоров»
  • «Договора, у которых заканчивается срок действия»
  • «Сопроводительные документы по договору»
  • «Динамика количества заключённых договоров»
  • «Динамика сумм заключённых договоров»
  • «Расторгнутые  договора».

Сканирование

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любого типа, поддерживающих  интерфейс TWAIN.

Сканирование происходит в файловых форматах : «.jpg», «.pdf»  и «.tif».

Поддерживается многостраничный режим сканирования.

Поддерживается потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов документов и формированием многостраничных «.tif» , или «.pdf»-файлов.

Предусмотрено автоматическое распознавание отсканированых изображений и полнотекстовый поиск в распознанных документах.

Электронная почта

Встроенный в программу «BAS Документообіг КОРП» клиент внутренней электронной почты позволяет:

  • отсылать по электронной почте, прямо из программы, любые документы или файлы;
  • загружать входящие или внутренние документы из электронной почты;
  • при использовании Э.Ц.П., отправлять и принимать подписанные и зашифрованные файлы;
  • искать письма по реквизитам и с помощью быстрого поиска, в том числе по текстовому содержанию писем.

Кроме того, программа автоматически отслеживает  почтовый ящик и при появлении новых писем, выводит всплывающие сообщения, в правом нижнем углу экрана.

Если по письму продолжилась переписка, то программа  информирует об этом, отображая гиперссылки в области чтения карточки письма.

Выполнение задач по почте

Задачи можно выполнять  по почте, просто отвечая  на специальные почтовые сообщения, которые автоматически рассылаются программой.

Просмотр, редактирование и контроль версий документов

Для просмотра и редактирования документов «BAS Документообіг КОРП» использует соответствующие  приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Рабочий стол

Повседневная работа с документами и файлами используется непосредственно на «рабочем столе»:

  • пользователь видит перечень, документов, которые редактируются и перечень невыполненных задач;
  • предусмотрена настройка «Рабочего стола» с возможностью удалять, добавлять или менять местами элементы отдельного раздела.

«BAS Документообіг КОРП» обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла можно просматривать список версий документа, удалять необходимые, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов («.doc», «.rtf», «.html», «.txt» и «.odt») поддерживается сравнение версий.

Шаблоны документов и файлов

В программе «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут настраивать и использовать шаблоны файлов и документов, которые автоматически заполняются. При создании нового файла «из шаблона», поля шаблона автоматически заполняются учётными данными, например:

  • наименование;
  • автор;
  • дата создания;
  • сумма договора;
  • реквизиты контрагента.

При создании нового документа из шаблона его реквизиты сразу заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

Штрих-кодирование документов

В «BAS Документообіг КОРП» всем документам автоматически присваивается штрих-код, который можна:

  • распечатать на отдельном листе;
  • распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
  • распечатать на наклейке;
  • вставить в электронный документ как изображение.

Штрих-коды применяются для быстрого поиска учётных карточек документов и для автоматического прикрепления к документу файла при потоковом сканировании.

Печать регистрационных штампов документов

В «BAS Документообіг КОРП» пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит следующую информацию:

  • название  организации;
  • регистрационный номер;
  • дата регистрации;
  • штрих-код.

Регистрационный штамп может печататься, как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

Связи между документами

В программе «BAS Документообіг КОРП» предусмотрены стандартные связи между документами, которые формируются автоматически, например, при регистрации соответствующих документов. Программа позволяет настраивать дополнительные связи между документами и указывать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

Несколько резолюций в документах

В карточке документа «BAS Документообіг КОРП» можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются с помощью бизнес-процесса «Рассмотрение», или могут быть введены вручную.

При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (Э.П.). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Переадресация входящих документов

В программе «BAS Документообіг КОРП» можно учитывать перенаправления входящих документов в сторонние организации, а также получение перенаправленных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения перенаправленных документов.

Контроль переданных документов

Предусмотрен учёт передачи документов должностным лицам организаций-корреспондентов и контроль сроков возвращения переданных документов.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В программе «BAS Документообіг КОРП» коллективная работа с документами реализована с помощью следующих бизнес-процессов:

  • Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю, и с его резолюцией возвращается обратно, к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
  • Исполнение: документ передаётся на исполнение всем пользователям по списку и контролёру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен соответствующим исполнителем.
  • Согласование: приложенные к данному бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса, для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное  согласование. В программе поддерживаются такие варианты согласования:
    • параллельное;
    • последовательное;
    • смешанное (параллельное и последовательное),  с описанием условий маршрутизации.
  • Утверждение: документ попадает на утверждение  ответственному лицу и возвращается автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
  • Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставление печати организации и отправки корреспонденту.
  • Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям и списком для ознакомления.
  • Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
  • Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
  • Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.

Предусмотрена возможность назначать задания не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ может быть отправлен на утверждение роли «Директор», и программа автоматически доставит соответствующее задание тому, кто в данный момент выполняет  эту роль – самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учётом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 20 тысяч гривен, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров —другой. Условия маршрутизации можно настраивать в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учётом графиков работ сотрудников и могут рассчитываться  не только в днях, но и в часах, и даже минутах.

В программе реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархическая подчиненность бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчинённым по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учётом прав доступа.

Предусмотрена временная остановка бизнес-процессов, которая распространяется на все подчинённые  бизнес-процессы и их задачи.

Интеграция бизнес-процессов с другими информационными базами

Основное назначение механизма интеграции бизнес-процессов — это автоматизация тех процессов обработки данных, которые мигрируют между разными информационными базами; и организация такого перехода границ  с удобством для пользователя.

Пример бизнес-процесса, который пересекает границы  конфигураций: — процесс обработки заказа покупателя. Он начинается  в информационной базе «Управління торгівлею» , продолжается в «BAS Документообіг КОРП», а затем возвращается и завершается в «Управління торгівлею».

Удобство работы на каждый день

Окно «Текущие дела» на рабочем столе открывается при старте программы. Это окно показывает сводную информацию о :

  • задачах пользователя;
  • задачах подчинённых  (для руководителей);
  • событиях календаря;
  • сообщениях эл. почты;
  • сообщениях форума;
  • мероприятиях;
  • работе с документами;
  • учёте времени.

Окно «Мои задачи» показывает списки задач текущего пользователя на закладках «Задачи мне» и «Задачи от меня». На закладке «Задачи мне» отображаются задачи порученные текущему  пользователю напрямую, через роль, или делегированием. Закладка «Задачи от меня» показывает задачи,  которые создал текущий пользователь. Задачи можно маркировать флажками разных цветов. Это удобно при работе с большим количеством задач.

Поиск

Электронный документ — это структурированный набор данных, содержащих реквизиты и смысловую часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут использоваться в процессе поиска конкретного документа.

В программе реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учётом  морфологии русского, украинского и английского языков.

Учёт рабочего времени и контроль исполнения

Мониторинг данных учёта рабочего времени  предоставляет руководителю информацию для принятия управленческих решений и позволяет оптимизировать работу персонала.

В программе предусмотрены ежедневные отчёты сотрудников, которые содержат данные:

  • об отработанном времени;
  • о проекте в котором занят сотрудник;
  • о сути выполненных работ.

На основании этих  данных можно построить  разные отчёты о  рабочем времени персонала в следующих разрезах;

  • по видам работ;
  • по подразделениям;
  • по периодам.

Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учётом занятости участников.

Записи календаря можно создавать на основании другого объекта конфигурации: задачи, документа, письма, мероприятия и т.п..

Организация распределённой информационной базы

В программе предусмотрена работа в режиме «Распределённой Информационной Базы» (РИБ), включая вариант сохранения файлов не в информационной базе, а на диске

Обмен данными с прочими типовыми конфигурациями

В «BAS Документообіг КОРП» имеется встроенный в систему план обмена с типовыми конфигурациями.

Дополнительно для комплекта поставки релизов программы включены правила обмена с другими прикладными решениями. Эти правила обмена готовы к применению и настройке обмена с помощью обработки «Универсальный обмен данными в формате XML».

Веб-сервисы работы с файлами

«BAS Документообіг КОРП» может выступать в качестве внешней, относительно других систем, библиотеки файлов. Взаимодействие  между «BAS Документообіг КОРП» и другим приложением осуществляется с помощью веб-сервисов.

Использование программы «BAS Документообіг КОРП» в качестве библиотеки файлов позволяет:

  • прикреплять файлы к объектам вашей информационной базы;
  • разгрузить вашу информационную базу за счёт переноса хранимых файлов в «BAS Документообіг КОРП»;
  • организовать  безопасное, надёжное и централизованое хранение неструктурированной информации предприятия;
  • интегрировать файлы, связанные с информационной базой, в общий документооборот предприятия;
  • организовать единое хранилище файлов для разных информационных баз и приложений.

Комплектация и особенности лицензирования

Комплектация

Программа поставляется в электронном виде. В комплект поставки входят:

  • необходимые дистрибутивы;
  • документация в электронном виде;
  • комплект пин-кодов для активации лицензии;
  • регистрационная анкета и пользовательское соглашение.

Особенности лицензирования

Основная поставка содержит все необходимое для работы в программе одного пользователя. Для обеспечения одновременной работы с программой «BAS Документообіг КОРП»  более чем  одного пользователя, нужно приобрести клиентские лицензии «BAS» для пользователей и  дополнительную серверную лицензию «BAS» (для обеспечения «клиент-серверного» режима работы).

Все права на конфигурацию принадлежат компании «NetHelp» (Польша).