Програмний продукт “BAS Малий бізнес” допомагає підвищити ефективність роботи компанії, надаючи власникам і керівникам широкий спектр інструментів для управління, а співробітникам – нові можливості для продуктивної роботи. Рішення не переобтяжене зайвою функціональністю, його можна легко настроїти на особливості організації управління та обліку в компанії – це забезпечує можливість “швидкого старту” і зручність щоденної роботи. Програма реалізована повністю на “керованих формах”. Це дозволяє використовувати її в режимі “товстого”, “тонкого” або “веб”- клієнта, тобто працювати з системою з будь-якої точки світу.
Зміст
Функціональні можливості
Реєстрація господарських операцій і формування первинних документів господарської діяльності підприємства – торгово-закупівельних, фінансових, складських, виробничих та ін. – виконуються за допомогою зрозумілих екранних форм-аналогів паперових документів з отриманням необхідних друкованих форм.
Налаштування параметрів обліку
В процесі налаштування здійснюється:
- реєстрація інформації по організаціях підприємства;
- реєстрація структури підприємства – підрозділів, складів;
- налаштування параметрів обліку;
- налаштування сервісних функцій;
- введення початкових даних за розділами обліку.
“Помічник початку роботи” спрощує початок роботи з системою. З його допомогою користувач, переходячи від етапу до етапу, може заповнити облікові дані, ввести залишки на початок роботи і виконати основні налаштування програми. Є можливість відключення розділів обліку, які не використовуються на підприємстві, наприклад, облік зарплати або виробництва.
Роздрібні продажі
Програма “BAS Малий бізнес” може використовуватися в автоматизованих і неавтоматизованих роздрібних торгових точках.
Підтримується ведення кількісно-сумового або сумового обліку.
Передбачено формування необхідної звітності. Підтримується формування і друк етикеток та цінників.
Маркетинг і продажі
“BAS Малий бізнес” підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями і замовниками.
В програмі автоматизовані операції з товарним асортиментом:
- реєстрація і зберігання номенклатури товарів і послуг підприємства;
- реєстрація, зберігання різних видів цін номенклатури, друк прайс-листа;
- реєстрація видів знижок і націнок;
- установка і зміна ціни, розрахунок ціни по базовому виду цін, цінам номенклатури або цінам контрагента, округлення
В програмі підтримується:
- зберігання способу розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
- зберігання формату для виду цін номенклатури, що використовується при виведенні ціни в прайс-лист;
- зберігання інформації про користувача, що змінив ціну номенклатури.
Плани продажів можуть формуватися в натуральному і вартісному вираженні і складатися по підприємству в цілому або по окремих підрозділах.
Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів по окремих підрозділах, номенклатурних групах і товарах.
Підготовка продажів і робота з клієнтами в “BAS Малий бізнес” здійснюються операціями:
- реєстрація і зберігання контактної інформації клієнтів;
- реєстрація договорів з покупцями;
- реєстрація і зберігання списку контактних осіб контрагентів та їх контактної інформації;
- реєстрація подій при взаємодії з покупцями і замовниками – вхідні і вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо;
- реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, в якому відображені види товарів, робіт, терміни постачання/виконання, а також вартість);
- реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряд є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг, а також фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
- об’єднання замовлень покупців в проекти;
- формування графіку відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
- забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, які створюються замовленнями покупців шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і/або замовленнях на виробництво;
- відстежування забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами і послугами.
Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними або актами виконаних робіт, а також в заказах-нарядах. На підставі документів продажів формуються податкові документи. Запаси і склад Для ведення обліку запасів підприємства на безлічі складів передбачені наступні можливості:
- роздільний облік запасів власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих в переробку;
- облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
- облік в розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
- переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію і повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
- резервування запасів (облік запасів і витрат в розрізі замовлень покупців);
- використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
- друк етикеток і цінників.
Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації – оприбутковування і списання запасів.
Зарплата і персонал
Програма “BAS Малий бізнес” підтримує кадровий облік персоналу, включаючи співробітників, працюючих за сумісництвом, облік робочого часу (табель) і розрахунок заробітної плати співробітників підприємства. Кадровий облік включає наступні функції:
- оформлення прийому на роботу;
- кадрове переміщення;
- звільнення персоналу.
Можливості щодо розрахунку заробітної плати:
- розрахунок заробітної плати, податків (ПДФО) і внесків (ЄСВ) здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань єдиним документом “Нарахування зарплати”;
- формування платіжних відомостей на виплату зарплати і авансу співробітникам;
- облік робочого часу – використовується табель обліку робочого часу, що дозволяє вести облік часу як за днями, так і зведено за період.
У розділі передбачена можливість формувати аналітичні звіти за розрахунками з персоналом, нарахуванням та утриманням співробітників.
Роботи, послуги, виробництво
“BAS Малий бізнес” підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг.
Управління даними про склад і технологію виконаних робіт і виготовленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій.
План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт, надання послуг – замовленнями на виробництво і замовлення-нарядами.
Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво і замовленнями-нарядами.
Замовлення на виробництво, що реєструються, мають наступні особливості:
- можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
- за замовленнями на виробництво розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;
- у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.
Конфігурація дозволяє реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск може бути оформлений як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасовка, складання комплектів). Продукція числиться за структурною одиницею, що виготовила її, і може бути переміщена в іншу структурну одиницю – наприклад, на склад для подальшого продажу або в наступний цех за технологічним маршрутом.
Факт виконання роботи (надання послуги) і здача її замовникові відображаються актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.
Для планування робіт співробітників служать дві функції:
- відрядні наряди – використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям з відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними і бригадними;
- завдання на роботу – використовуються для планування завантаження співробітників у рамках внутрішніх або зовнішніх проектів.
Передбачається реєстрація фактичних відомостей про виконання робіт за нарядами і завданнями. Ця інформація може бути використана надалі для розрахунку заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи і проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.
Для обліку витрат підприємства і розрахунку фактичної собівартості підтримуються наступні функції:
- облік фактичних витрат ведеться в необхідних розрізах у вартісному і натуральному вимірі;
- розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на випуск, – може бути зроблено як за вказаний період, так і на підставі конкретного документу випуску;
- регламентний розрахунок фактичної собівартості випуску при закритті періоду;
- звіт про собівартість випущеної продукції і виконаних робіт
Реалізований простий механізм виконання робіт і надання послуг з використанням замовлень-нарядів (документів, що поєднують в собі функції замовлення покупця, рахунку на оплату, акту виконаних робіт і витратної накладної для сфери сервісних послуг).
Майно
“BAS Малий бізнес” забезпечує ведення обліку майна (необоротних активів) основних засобів і нематеріальних активів організації:
- прийняття до обліку, зміна параметрів;
- розрахунок амортизації;
- продаж і списання.
Грошові кошти
Програма дозволяє вести облік грошових коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.
Управління грошовими коштами включає:
- облік руху грошових коштів в касі і на банківських рахунках;
- оформлення первинних документів банку та каси;
- розрахунки з підзвітними особами;
- формування платіжного календаря;
- інтеграція з системою “клієнт-банк”.
Фінанси
В програмі “BAS Малий бізнес” реалізована можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування і аналізу фінансового результату. Для цих цілей в системі передбачений управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проводок документів.
Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, грошові кошти, доходи і витрати, прикладне рішення дозволяє формувати фінансову звітність за довільний період часу.
Для обліку доходів і витрат використовується “метод нарахування” або “метод нарахування + касовий метод”.
Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.
За даними управлінського обліку користувач дістає можливість формувати основні фінансові звіти:
- управлінський баланс;
- звіт про прибутки і збитки;
- звіт про рух грошових коштів.
В системі існує можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):
- прогнозний баланс;
- бюджет прибутків і збитків;
- бюджет руху грошових коштів.
Також в розділі передбачені засоби для нарахування податків, введення і розподілу інших витрат, виклик процедури закриття місяця.
Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначений “Монітор керівника”, в якому зведені основні показники:
- залишки грошових коштів на рахунках і в касах підприємства;
- дебіторська заборгованість – загальна, прострочена;
- кредиторська заборгованість – загальна, прострочена;
- прибутки і збитки;
- прострочені зобов’язання перед покупцями і замовниками за відвантаженням товарів і наданню послуг;
- прострочені зобов’язання постачальників і підрядників за постачання товарів і надання послуг.
Додатково можна отримати наступну інформацію:
- загальні показники: продажі, доходи і витрати, стан обігових коштів (грошових коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
- грошові кошти: залишки і рух грошових коштів в розрізі статей, за період;
- дебіторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу;
- кредиторська заборгованість: залишки і динаміка за період, за строками боргу.
Обмеження Базової версії “BAS Малий бізнес”
- не підтримує ведення обліку операцій більш ніж однієї фірми в одній інформаційній базі; при цьому є можливість ведення обліку декількох організацій в окремих інформаційних базах на одному комп’ютері;
- одночасно з однією інформаційною базою може працювати тільки один користувач;
- не підтримує формування друкованих форм регламентованої звітності індивідуального підприємця – реалізований тільки обмін з сервісом здачі електронної звітності “FREDO Звіт”;
- не підтримується зміна конфігурації, можна використовувати тільки типову конфігурацію і встановлювати її оновлення;
- не підтримується робота в клієнт-серверному варіанті;
- не підтримується робота розподілених інформаційних баз;
- не підтримується СОМ-з’єднання і Automation-сервер.
Якщо в організації виникне потреба ведення багатофірмового обліку в єдиній
інформаційній базі, одночасної роботи декількох користувачів або з’являться інші
задачі, які не вирішуються в рамках обмежень базової версії, то в цьому випадку
організація зможе перейти на програму “BAS Малий бізнес” версії ПРОФ, яка не має
зазначених обмежень.