BAS Управління автотранспортом. Версія Стандарт (Основна поставка)

Ключові підсистеми програми

Програма «BAS Управління автотранспортом» складається з наступних базових функціональних модулів (підсистем):

• Облік доходів і витрат.
• Управління замовленнями та диспетчеризація.
• Управління автопарком.
• Взаєморозрахунки з контрагентами.
• Облік ПММ і технічних рідин.
• Облік подорожніх листів.
• Облік ремонтів і агрегатів.
• Облік ДТП і штрафів.
• Складський облік запчастин і витратних матеріалів.
• Облік роботи водіїв.
• Обмін даними з «BAS Бухгалтерія».

Розглянемо ці підсистеми докладніше.

Облік доходів і витрат

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;
• облік інших витрат на автомобілі;
• гнучке налаштування бази для розподілу доходів і витрат.

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної зі статей доходів/витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти по витратах можна формувати в різних розрізах аналітики, зокрема: в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.

Кінцевим результатом роботи підсистеми є аналіз рентабельності роботи транспорту підприємства.

Управління замовленнями і диспетчеризація

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• робота з маршрутними листами;
• облік і розподіл замовлень по автомобілях;
• облік рознарядок.

В програмі «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» використовується зручна система обліку і розподілу замовлень на автомобілі.

Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися як від сторонніх контрагентів, так і від внутрішніх підрозділів компанії.

В замовленні на транспортний засіб (ТЗ) система враховує:

• параметри та характеристики вантажу;
• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;
• адреси та часові вікна доставлення вантажів;
• вимоги до транспорту.

У програмі передбачено формування добової рознарядки на транспорт.

Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТЗ і графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера

Основне призначення автоматизованого робочого місця (АРМ) диспетчера: допомога у відпрацюванні замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Функціональні можливості АРМ Диспетчера:

• швидкий підбір замовлень;
• робота з журналом «Маршрутні листи»;
• робота з журналом «Подорожні листи»;
• заповнення документів «Маршрутний лист»;
• групове формування і друк документів «Рознарядка».

Управління автопарком

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• ведення довідника транспортних засобів (ТЗ);
• облік документів ТЗ та водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;
• облік виробітку ТЗ і обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається в довіднику «Транспортні засоби та обладнання».

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ.

Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами виробітку (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних строків.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє до звіту «Контроль термінів наближення ТО», а в списку ТЗ він виділяється спеціальною піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;
• завантажувати та зберігати скан-копії документів у системі.

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати в спеціалізованому звіті.

Інформація про прострочені документи автоматично переноситься в архів.

Взаєморозрахунки з контрагентами

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• розрахунок вартості наданих послуг;
• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;
• формування документів реалізацій, рахунків та актів, реєстрів.

Відмітна особливість програми — продуманий довідник тарифів, що дозволяє призначати складні тарифи, гнучко налаштовувати їх дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та ін.

Програма надає можливість:

• встановлювати фіксовані тарифи;
• створювати складні тарифи;
• налаштовувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи.

На підставі діючих тарифів програма може автоматично розраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі «Товарно-транспортна накладна», який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки та акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації в програму «BAS Бухгалтерія».

Облік ПММ і технічних рідин

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• облік фактів економії та перевитрат палива водіями в кожному рейсі;
• облік оборотів і витрати палива та технічних рідин (ТР) в розрізі кожного автомобіля;
• контроль та інвентаризація залишків ПММ та технічних рідин на ТЗ.

Заправки та зливи ПММ

Основні функціональні можливості:

• облік фактів зливів палива;
• можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;
• облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;
• можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ за пластиковими картами;
• можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.

Повну картину по руху палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• Заправки ПММ.
• Відомість приходу/витрати ПММ на ТЗ.
• Відомість руху ПММ.
• Порівняння заправок за пластиковими картками.

Розрахунок нормативної та фактичної витрати палива

Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригувальних коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Облік подорожніх листів

В програмі можна виписувати та обробляти подорожні листи різних видів:

• вантажного автомобіля (погодинний, відрядний);
• спеціального автомобіля;
• міжміського автомобіля;
• автобуса;
• легкового автомобіля;
• рапорт про роботу будівельної машини;
• фізичної особи-підприємця.

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати та роздрукувати подорожні листи з мінімальними трудовитратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри виробітку ТЗ і водіїв за рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, у роботі, у простої та інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних подорожніх листів програма формує аналітичні звіти:

• Картка роботи ТЗ;
• Напрацювання обладнання в мотогодинах;
• Виробіток транспортних засобів;
• Пробіг ТЗ;
• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта) та інші звіти.

Облік ремонтів і агрегатів

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• облік заявок на ремонт;
• облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні та в сторонніх автосервісах;
• друк форми «Вимога-накладна» з документа «Ремонтний лист»;
• облік агрегатів;
• облік фактів встановлення і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтам транспорту за допомогою звітів: «Планування ТО», «Графік ТО».

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі «Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів» виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин – ще й в розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер встановлення шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТЗ, здійснювати такі операції:

• встановлювати, замінювати, знімати шини;
• перевіряти інформацію щодо наявних на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних за пробігом ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, що дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Облік ДТП і штрафів водіїв

Програма дозволяє вести облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціонал надає наступні можливості:

• облік і оформлення документів про ДТП;
• облік даних по заподіяному збитку ТЗ, по страхових виплатах;
• ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;
• ведення рейтингу водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми виплат страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціонал надає наступні можливості:

• друк форми згоди для утримання штрафів з заробітної плати;
• зберігання фотографій порушень;
• ведення рейтингу водіїв-порушників;
• ведення аналітики за видами порушень ПДР.

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водія-порушника, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти по штрафах дозволяють проаналізувати статистику щодо порушень ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Складський облік запчастин і витратних матеріалів

Підсистема дозволяє вирішувати наступні облікові завдання:

• облік надходження та списання запчастин, палива, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;
• облік видачі запчастин і витратних матеріалів;
• внутрішнє переміщення номенклатури між складами;
• списання товарів на автомобіль;
• можливість проведення інвентаризацій;
• контроль актуальних залишків товарів на складах.

Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

Облік роботи водіїв

У підсистемі вирішуються основні завдання:

• облік виробітку та робочого часу водіїв;
• нарахування заробітної плати за подорожніми листами.

Функціональні можливості підсистеми дозволяють:

• формувати, зберігати та друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.);
• формувати табеля обліку робочого часу.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі «Нарахування зарплати».

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в програму «BAS Бухгалтерія».