BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях. Основна поставка

Основні можливості програми

Програма “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” призначена для ведення виключно управлінського обліку. Для задач ведення бухгалтерського та податкового обліку необхідно придбати програму “BAS Бухгалтерія”. Саме для спільного використання з цією програмою в прикладному рішенні “BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях” реалізовано обмін даними на рівні документів.

Управлінський облік ведеться на підставі даними, що зафіксовані в документах. Інформація про фактичне здійснення операцій вводиться один раз і використовується надалі в різних розділах управлінського обліку при формуванні необхідної звітності.

Система надає користувачам можливість реєстрації та формування первинних документів господарської діяльності підприємства: фінансових, складських тощо.

Електронні аналоги паперових документів дозволяють в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.

Аналітичні звіти, наявні в прикладному рішенні, дозволяють користувачам отримувати інформацію за всіма розрізами обліку.

Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації і критерії відбору даних в звітах відповідно до специфіки завдань, що вирішуються, а також формувати власні варіанти налаштування звітів.

До ключових функціональних можливостей програми можна віднести :

• Автоматизація розрахунку вартості наданих споживачам послуг згідно діючих тарифів, норм та умов;
• Коригування вартості наданої послуги у випадку наявності пільг або субсидій;
• Реєстрація сум взаєморозрахунків із споживачами з урахуванням пільг і субсидій;
• Визначення сум грошових коштів, що підлягають відшкодуванню   державними структурами за надання пільг і субсидій;
• Облік сум взаєморозрахунків  із державними структурами, компенсуючими витрати пов’язанні із наданням пільг і субсидій;
• Формування друкованих форм квитанцій на оплату наданих послуг;
• Облік грошових коштів отриманих від споживачів;
• Облік  грошових коштів отриманих від державних структур, як компенсація за витрати пов’язанні із наданням пільг і субсидій;
• Аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг;
• Аналіз стану взаєморозрахунків з відповідальними державними структурами.

Швидкий початок роботи

Для швидкого початку роботи з прикладним рішенням призначена спеціальна обробка, яка складається з десяти розділів. Номери підрозділів визначають послідовність роботи з ними: завершивши роботу в першому розділі, слід переходити до другого тощо.

Обробка містить такі розділи:

• Параметри обліку
• Інформація про організацію
• Будівлі
• Об’єкти особових рахунків
• Послуги
• Пільги
• Тарифи
• Список фізичних осіб
• Особові рахунки
• Введення початкових залишків

Особові рахунки

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку будь-яких операцій, пов’язаних з особовими рахунками.

Особовий рахунок в прикладному рішенні – це зведення даних, що містить інформацію, що необхідна для розрахунку вартості ЖКП, які надаються власникам особового рахунку керуючої організацією.

Для кожного особового рахунку встановлюються такі характеристики:

• Об’єкт особового рахунку: квартира, частина квартири, офіс, паркінг тощо
• Характеристики об’єкту особового рахунку: загальна, додаткова, житлова, опалювана площа
• Відповідальний власник: особа, на яку оформлений особовий рахунок
• Кількість осіб, що мешкають і зареєстрованих, на території об’єкту особового рахунку
• Список послуг, що надаються керуючою організацією, власникові особового рахунку (і членам його сім’ї)
• Спосіб визначення об’єму споживання для кожної послуги: за нормами або за приладами обліку
• Паспортний стіл з уточнюючою інформацією за кожним споживачем послуг, з часткою власності та за ступенем спорідненості
• Прилади обліку для визначення об’ємів споживання послуг
• Уточнювальна інформація для визначення об’ємів споживання послуг з норм
• Тарифи на послуги, що надаються
• Пільги, що надаються відповідальному власникові особового рахунку і членам його сім’ї
• Субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім’ї
• Регіональні субсидії, що надаються власникові особового рахунку і членам його сім’ї

Прилади обліку

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує підтримку наступних операцій, пов’язаних з приладами обліку:

• Ведення списку приладів обліку
• Реєстрація технічних характеристик приладів обліку
• Закріплення приладів за особовими рахунками зі вказівкою початкових свідчень
• Відключення приладів обліку
• Щомісячна реєстрація показань приладів обліку
• Реєстрація демонтажу приладів для перевірки
• Реєстрація монтажу приладів після перевірки

Нарахування та взаєморозрахунки

В цьому розділі проводиться розрахунок і коригування вартості ЖКП, наданих споживачам впродовж місяця, виписка квитанцій на оплату цих послуг, облік отримання грошових коштів за надані послуги і аналіз стану взаєморозрахунків із споживачами послуг, постачальниками і фондами.

У розділі здійснюються такі операції:

• щомісячні нарахування за особовими рахунками;
• перерахунок за особовими рахунками за попередні місяці;
• виконання разових нарахувань за особовими рахунками;
• виконання розподілу додаткових нарахувань;
• нарахування пені за особовими рахунками.

У розділі також можна реєструвати рух грошових коштів:

• надходження безготівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків і фондів;
• оплату готівковими грошовими коштами постачальникам;
• надходження готівкових грошових коштів від відповідальних власників особових рахунків.

Запаси

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизує такі бізнес-процеси із запасами:

• кількісний облік запасів на різних складах підприємства;
• купівля послуг ЖКГ у постачальників;
• купівля інших послуг у постачальників.

Під запасами мається на увазі витратні матеріали, запасні частини і інструменти, які використовуються при усуненні несправностей на технічному обладнанні споживачів послуг і при проведенні планових ремонтів житлових комплексів.

Аварійно-диспетчерська служба

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» забезпечує облік взаємодії між споживачами послуг і керуючою організацією:

• Проведення планових ремонтів об’єктів житлового і нежитлового фонду
• Усунення аварійних ситуацій на технічному обладнанні споживачів.

Передбачені можливості щодо виконання ремонтних робіт та усуненню несправностей за конкретним особовим рахунком або за будівлею в цілому.

У розділі Аварійно-диспетчерська служба виконується:

• Реєстрація заявки споживача послуг
• Уточнення потреб заявника
• Визначення фахівців, які виконуватимуть роботи
• Узгодження з фахівцями потреби в запасах, необхідних для виконання робіт
• Визначення наявності потрібних запасів і звернення до служби постачання із заявою про необхідність їх закупівлі
• Постановка завдання виконавцям на виконання робіт
• Реєстрація підтвердження виконавця про виконану роботу і використані запаси
• Реєстрація підтвердження від заявника інформації: про використані матеріали, про час, витрачений фахівцями, а також його оцінка якості виконаних робіт
• Оформлення документів для служби нарахувань і взаєморозрахунків, що відображають вартість виконаних робіт і витрачених матеріалів у відпускних цінах
• Аналіз стану заявок.

Паспортний стіл

Розділ призначений для створення робочого середовища фахівця, що виконує функції працівника паспортного столу.

Розділ є автономним: інформація, що накопичується в розділі, ніяк не використовується в інших розділах обліку.

У програмі автоматизовані наступні операції:

• Ведення списку фізичних осіб, що потребують реєстрації
• Первинна реєстрація відповідального власника особового рахунку. Оформлення і друк облікової форми А1 відповідального власника особового рахунку
• Первинна реєстрація членів сім’ї власника особового рахунку. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
• Внесення даних про зміни форми А1. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку
• Зняття з реєстрації фізичних осіб. Друк зміненої облікової форми А1 власника особового рахунку

Голосування споживачів послуг

В «BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» автоматизована підготовка і проведення загальних зборів власників, підрахунок результатів голосувань, зберігання історії зборів і голосувань.

Процес організації зборів голосування складається з наступних етапів:

• Визначення правил, при дотриманні яких результати голосування набувають законної сили
• Підготовка до проведення голосування
• Реєстрація факту проведення зборів
• Аналіз результатів голосування

У системі підготовка до проведення голосування полягає у формуванні списку питань, що виносяться на голосування. Питання, що виноситься на голосування, може бути організаційним і не мати матеріальної вартості. Для кожного питання, окрім найменування, призначається його розширений опис, який може включати будь-яку інформацію, наприклад, термін виконання, склад платників, терміни оплати, вартість тощо.

Результатом підготовки до проведення зборів є:

• Друкована форма оголошення, причому з кожного питання, виноситься на голосування, створюється окрема форма. У формі вказується питання, час і місце голосування, склад учасників
• Друкована форма протоколу голосування, в який заноситься інформація про результати поіменного голосування
• Друкована форма іменного бюлетеня для голосування

Управління взаємодіями

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» надає набір функцій для управління взаємодіями.

У розділі розміщені основні налаштування для таких інструментів:

• Telegram бот
• Сайт ЖКГ
• SMS повідомлення

Налаштування Telegram бота виконується в декілька етапів:

• Налаштування зв’язку з «Telegram»
• Створення нового користувача
• Управління користувачами Telegram
• Налагодження клавіатур Telegram

Telegram бот використовується для зв’язку з відповідальними власниками особових рахунків. Відповідальні власники матимуть змогу переглядати інформації по заборгованості, показань приладів обліку та отримувані повідомлень по внесенню оплати по особовим рахункам.

Налаштування та адміністрування

«BAS Облік в ОСББ та керуючих компаніях» надає набір сервісних функцій, пов’язаних з роботою програмного продукту.

У розділі встановлюються основні налаштування системи.

Крім того, в розділі підтримується:

• Реєстрація користувачів, призначення їм ролей і прав
• Аналіз роботи користувачів з використанням журналу реєстрації
• Перегляд списку активних користувачів
• Обмін даними
• Повнотекстовий пошук об’єктів
• Видалення помічених об’єктів
• Встановлення дат заборони зміни даних
• Резервне копіювання інформаційної бази
• Оновлення програми
• Відновлення інформаційної бази.