BAS Управління автотранспортом. Версия Стандарт (Основная поставка)

Программа позволяет управлять собственным автопарком, автоматизировать процесс диспетчеризации перевозок и оперативный учёт на всех сопутствующих участках (работа водителей, горюче-смазочные материалы, автомобили и агрегаты, ремонты, запчасти и расходные материалы и  т.п.).

Отличительной особенностью программы  является  продуманный справочник тарифов, что  позволяет гибко настраивать действие сложных тарифов для контрагентов, маршрутов, моделей транспортных средств и  т.п.

Ключевые подсистемы программы

Программа «BAS Управління автотранспортом» состоит из следующих базовых функциональных  модулей (подсистем):

• Учет доходов и расходов
• Управление заказами и диспетчеризация
• Управление автопарком
• Взаиморасчеты с контрагентами
• Учет ГСМ и технических жидкостей
• Учет путевых листов
• Учет ремонтов и агрегатов
• Учет ДТП и штрафов
• Складской учет запчастей и расходных материалов
• Учет работы водителей
• Обмен данными с «BAS Бухгалтерія»

Рассмотрим эти подсистемы подробнее:

Учет доходов и расходов

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• учёт прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
• учёт прочих затрат на автомобили;
• гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов.

Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.
Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.
По итогам работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.

Управление заказами и диспетчеризация

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• работа с маршрутными листами;
• учёт и распределение заказов по автомобилям;
• учёт разнарядок.

Программа «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» содержит удобную систему учета и распределения заказов на автомобили.

Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.

В заказах на ТС учитываются:

• параметры и характеристики груза;
• услуги, оказываемые в рамках перевозки груза;
• адреса и временные окна доставки грузов;
• требования к транспорту.

В программе предусмотрено формирование суточной разнарядки на транспорт.

Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера

Основное назначение АРМ – помощь в отработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозку.

Возможности АРМ:

• Быстрый подбор заказов
• Работа с журналом «Маршрутные листы»
• Работа с журналом «Путевые листы»
• Заполнение документов «Маршрутный лист”
• Групповое формирование и печать документов «Разнарядка».

Управление автопарком

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• ведение справочника транспортных средств;
• учёт документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия;
• учёт выработки ТС и оборудования.

Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудование».
Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС.

Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей;
• загружать и хранить скан-копии документов в системе.

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.

Взаиморасчеты с контрагентами

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• расчет стоимости оказанных услуг;
• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.

Отличительная особенность программы – продуманный справочник тарифов, позволяющий создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.
Программа позволяет пользователям:

• устанавливать фиксированные тарифы;
• создавать сложные тарифы;
• настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы.

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе «Товарно-Транспортная накладная», который может быть создан внутри путевого листа.
За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.
Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.
Поддерживается выгрузка документов реализации в программу «BAS Бухгалтерія».

Учет ГСМ и технических жидкостей

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• Учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе
• Учет оборотов и расхода топлива и ТЖ в разрезе каждого автомобиля
• Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и тех. жидкостей на ТС

Заправки и сливы ГСМ

В подсистеме предусмотрены:

• Учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика
• Учет фактов сливов топлива
• Возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей
• Возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам
• Возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей

 

Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• Заправки ГСМ
• Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС
• Ведомость движения ГСМ
• Сравнение заправок по пластиковым картам

Расчет нормативного и фактического расхода топлива

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Учет путевых листов

В программе предусмотрена выписка и обработка путевых листов различных видов:

• Грузового автомобиля (сдельный, повременной)
• Междугороднего автомобиля
• Специального автомобиля
• Легкового автомобиля
• Автобуса
• Физического лица-предпринимателя
• Рапорта о работе строительной машины.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и ТЖ автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Наработка оборудования в моточасах
• Выработка транспортных средств
• Пробег ТС
• Карточка работы ТС

Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта) и другие отчеты.

Учет ремонтов и агрегатов

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• Учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах
• Учет заявок на ремонт
• Печать формы «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист»
• Учет агрегатов
• Учет фактов установки и замен шин, аккумуляторов и прочей дополнительной комплектации.

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: «Планирование ТО», «График ТО».

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.
В подсистеме «Учет агрегатов и прочей комплектации автомобилей» выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и прочей дополнительной комплектации автомобилей.
Учет агрегатов ведется выполняется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и в разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, производить следующие операции:
проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам;

• устанавливать, менять, снимать шины;

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных о пробеге ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Учет ДТП и штрафов водителей

В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функционал предоставляет следующие возможности:

• Учет данных по причиненному ущербу ТС, страховым выплатам
• Ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей.
• Учет и оформление документов о ДТП.

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.
В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

В программе предусмотрены следующие возможности:

• Хранение фотографий нарушений
• Печать формы согласия для удержания штрафов из з/п
• Ведение аналитики по видам нарушений ПДД
• Ведение рейтинга водителей-нарушителей

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.
Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику по нарушениям ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• Учет поступления и списания запчастей, топлива, технических жидкостей и расходных материалов на склад
• Учет выдачи запчастей и расходных материалов
• Внутреннее перемещение номенклатур между складами;
• Списание товаров на автомобиль
• Возможность проведения инвентаризаций
• Контроль актуальных остатков товаров на складах

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов

Учет работы водителей

Подсистема решает следующие учётные задачи:

• начисление заработной платы по путевым листам;
• учёт выработки и рабочего времени водителей.

Функциональные возможности подсистемы позволяют:

• формировать табеля учета рабочего времени;
• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.).

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты».
Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в ПП «BAS Бухгалтерія».