BAS Управління торгівлею

Цена: 8 400,00

Назначение программы

Программа  “BAS Управління торгівлею” – это современный программный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Корректное использование программы позволяет:

  • работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия в реальном масштабе времени;
  • увеличить продуктивность труда всех служб торгового предприятия;
  • быстро и в удобной форме получать отчёты для принятия решений на разных уровнях.

Программа «BAS Управління торгівлею»

Основные возможности программы

Программа “BAS Управління торгівлею” — предназначена для автоматизации основных сфер торговой деятельности, а именно:

  • управление продажами в т.ч:
    • в оптовой торговле;
    • в комиссионной торговле;
    • в рознице.
  • планирование и план-фактный анализ:

    • продаж;
    • закупок;
    • операций по сборке/разборке;
  • управление складскими запасами, в том числе:
    • по простой (ордерной) схеме;
    • по схеме адресного хранения;
  • управление заказами, включая:
    • заказы покупателей;
    • заказы поставщикам;
    • внутренние заказы подразделений;
  • управление взаимоотношениями с поставщиками и заказчиками, в том числе:
    • работа с клиентами через торговых представителей;
    • самообслуживание клиентов через web-интерфейс;
    • обработка претензий;
  • управление взаиморасчётами с заказчиками, поставщиками и  подотчётными лицами;
  • управление денежными средствами (включая формирование платёжного календаря);
  • анализ цен и управление ценовой политикой;
  • мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности;
  • учёт и анализ коммерческих расходов;
  • интеграция с торговым оборудованием;
  • совместная работа с программами “Бухгалтерія для України 2.0”“BAS Роздрібна торгівля”.

Рассмотрим ключевые возможностисти программы  подробнее…

Планирование

В программе предусмотрены следующие функции планирования:

  • планирование объёмов продаж и закупок (в количественном и в суммовом выражениях);
  • планирование объёмов сборки (разборки) в количественном выражении;
  • ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Программа формирует отчёты план-фактного анализа исполнения планов всех видов.
План продаж фиксируется на определённый период времени, с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.п.

Прогнозирование продаж может выполнятся в следующих измерениях:

  • по конкретному складу;
  • по формату магазина (склада);
  • по менеджерам;
  • по клиентам;
  • по договорам с клиентом.

План продаж в программе "BAS Управління тогівлею"
План продаж. Экранная форма.

План продаж. Печатная форма. "BAS Управління торгівлею"
План продаж. Печатная форма.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет пользователям следующие возможности:

  • планирование продаж в разрезе товарных категорий;
  • планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;
  • управление коллекциями товаров;
  • детализация укрупнённого плана продаж по категориям номенклатуры, с применением коэффициента разбивки;
  • использование средней цены продажи;
  • заполнение планов продаж и закупок по ассортименту.

Планирование закупок

В программе доступно планирование с разной степенью детализации.
Предусмотрено планирование сборки (разборки) комплектов в количественном измерении.
В программе есть возможность формирования заказов поставщикам на основании планов закупки и планов сборки, а также опция формирования заказов на сборку (разборку), на основании планов сборки (разборки).

При планировании могут применяться следующие  источники данных:

  • объёмы заказов;
  • плановые и фактические объёмы закупок и продаж;
  • товарные излишки и прочее.

План закупок в BAS Управління торгівлею.
План закупок. Экранная форма.

Печатная форма плана закупок в BAS Управління Торгівлею.
План закупок. Печатная форма.

Определение правил продаж

Условия работы с клиентами

Основная задачей фиксации условий продажи в договоре является автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Типовые условия продаж

Типовой договор подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.
Можно формировать разные типовые договоры, если отличаются условия  продаж для разных групп товаров (сегментов номенклатуры).
Для регистрации типовых условий продаж, которые применяются к сегменту партнёров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые договора с клиентами, использование которых позволяет установить:

  • логистические условия (склад отгрузки, срок поставки);
  • финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчётов);
  • ценовые условия (цены и скидки);
  • прочие условия (организация, налогобложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры, и т.д.).

Индивидуальные условия продаж

Для клиентов, работа с которыми происходит на особых условиях, можно задавать индивидуальные условия продаж:

  • Индивидуальные условия продаж регистрируются с помощью индивидуального договора для конкретного клиента.
  • Индивидуальный договор можно сформировать на основании данных типового договора с клиентом.
  • В индивидуальном договоре можно уточнять условия типового договора (например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не заданы в типовых условях продаж).

Индивидуальные условия продажи в BAS Управління Торгівлею
Индивидуальные условия продажи

Согласование договоров

Программа помогает контролировать соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может осуществляться только после дополнительного согласования с руководителем или уполномоченным лицом.

Согласование договоров реализовано с помощью бизнес–процесса «Согласование договоров с клиентами» («Узгодження угод з клієнтами»).

Учёт по договорам

Для отображения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами.
Учёт по договорам доступен в любом случае, независимо от того, используются или нет договора для регистрации правил продаж на предприятии.
Договор составляется между конкретной организацией предприятия и организацией  контрагента.

Учётная карточка договора
Учётная карточка договора

Ценообразование

Прикладное решение позволяет задавать разные «виды цен» на товары. Для каждого «вида цены» задаются:

  • валюта цены;
  • правила расчёта;
  • метод округления и т.п.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчёта (способ задания цены).
Предусмотрена возможность назначать следующие алгоритмы расчёта цен:

  • в виде формул;
  • по данным, хранящимся в информационной базе.
Прайс-лист в програмі BAS Управління
Прайс-лист

Правила расчёта цен могут быть детализированы до уровня «ценовых групп» товаров.

Для конкретной ценовой группы товара можно задавать отдельную расчётную формулу.

Для создания формул расчёта в системе предусмотрен «конструктор формул».

Конструктор формул в BAS Управління Торгівлею
Конструктор формул
Расчёт цен на основании данных информационной базы позволяет, например, получать данные о минимальной цене на рынке на основе внесённых в информационную базу данных, о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия предоставления скидок/наценок

В программе предусмотрена возможность назначать скидки/наценки: ручные и автоматические.
Скидки/наценки могут назначаться  как в розничной, так и в оптовой торговле:

  • при оформлении продаж с конкретного склада (магазина);
  • конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуального договора с клиентом);
  • группе клиентов в соответствии с условиями продажи (при оформлении типового договора с клиентами);
  • по карте лояльности определённого вида, предъявленной клиентом.

Скидки можно назначать в процентном и суммовом измерениях.
Предусмотрено предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).
«Скидка количеством» применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) «дарится» аналогичный товар. Подарок применяется в случае, если при покупке определённого количества товаров из определённого сегмента нужно «подарить» другой товар.
Можно назначать скидку/наценку по определённому сегменту номенклатуры, на произвольную номенклатуру из списка.

Условия предоставления скидок в BAS Управління Торгівлею
Условия предоставления скидок

Назначение процентной скидки в программе BAS Управління Торгівлею
Назначение процентной скидки
Процент и сумма скидки могут уточнятся по ценовым группам, по определённому сегменту номенклатуры, на любую номенклатуру или на список номенклатуры.

В программе содержатся разные типовые схемы условий предоставления  скидок/наценок, например:

  • за разовый объём продаж;
  • за форму оплаты;
  • за время продажи, и т.п.

Скидки/наценки могут быть объединены в группы, для каждой из которых назначается правило совместного применения скидок/наценок в составе группы.

Могут быть разные варианты совместного применения скидок/наценок:

  • Максимум – при совместном действии скидок в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением.
  • Сложение – при совместном действии скидок в одной группе скидки будут суммироваться.
  • Умножение – при совместном действии скидок в одной группе скидки будут применяться последовательно.
  • Минимум – при совместном действии скидок в одной группе  будет выбрана скидка с минимальным значением.
  • Вытеснение – при совместном действии скидок в одной группе  будет действовать только скидка, имеющая наивысщий приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж можно  ограничить. Ограничения могут задаваться для конкретного пользователя или при оформлении продажи конкретному клиенту (в договоре об условиях продаж).
Ограничение ручных скидок/наценок можно также детализировать до уровня ценовых групп.
Предусмотрена возможность загрузки новых скидок/наценок с произволными условиями предоставления, с помощью внешних дополнительных обработок.

Управление продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управления продажами через собственную сеть магазинов.
В зависимости от формата магазинов могут применяться разные схемы автоматизации торговли. При этом есть возможность:

  • Формировать ассортимент товаров в соответствии с форматом магазина: супермаркет, магазин шаговой доступности, бутик и т.п.
  • Определять состав товарных категорий: Какие именно товары будут составлять определённую категорию в определённом формате?
  • Назначать количественные ограничения для категорий товаров в магазинах разных форматов.
  • Анализировать и контролировать состояние ассортимента товаров.
  • Устанавливать роли товарам в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента.

Автоматизация продаж с помощью “BAS Управління торгівлею” в  магазинах

Розничные операции могут проводиться непосредственно в “BAS Управління торгівлею”, в том числе с использованием различного торгового и расчётного оборудования, например:

  • фискальных регистраторов;
  • сканеров штрих-кодов;
  • электронных весов;
  • терминалов сбора данных и т.п..

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно следующие стандартные торговые операции:

  • открытие кассовой смены;
  • приём оплаты от покупателя;
  • оформление чеков;
  • закрытие кассовой смены;
  • передача розничной выручки в кассу преприятия.

Оплата может приниматься  наличными или с помощью платёжных карт.
При закрытии кассовой смены формируется документ «Отчёт о розничных продажах» (“Звіт про роздрібні продажі”).

Отчёт о розничных продажах в программе "BAS Управління Торгівлею"
Отчёт о розничных продажах в программе «BAS Управління Торгівлею»

В процессе работы можно оформлять возвраты денежных средств в течении кассовой смены.
После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформлять операцию возврата товаров розничному покупателю.
Информация о всех “пробитых” чеках после закрытия кассовой смены хранится в информационной базе в виде архивных чеков.
Программа позволяет не только проводить оплату по платёжным картам (еквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка.
Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчёты, для контроля прохождения эквайринговых платежей.
Продажи с использованием платёжных карточек доступны и для оптовых продаж.

Интеграция со специализированными решениями, установленными в магазинах

Для управления продажами в розничной сети оптимальным является использование продукта в комплекте с программой “BAS Роздрібна торгівля” или с одним из отраслевых решений на базе программы “BAS Роздрібна торгівля”. Такая методика позволяет максимально эффективно использовать возможности программы:

В центральном офисе:

  • управлять взаимоотношениями с поставщиками;
  • управлять работой складов;
  • организовывать акции по повышению лояльности покупателей;
  • планировать и анализировать продажи в различных разрезах.

В магазине:

  • автономная работа, независимая от надёжности канала связи с главным офисом;
  • удобное функциональное рабочее место кассира;
  • возможность применения в магазине программ сторонних разработчиков.

Продажи в неавтоматизированных (удалённых) точках

Программу можно использовать для автоматизации работы удалённых торговых точек,  не связанных с главной информационной базой, например: маленькие магазины, киоски и прочее.

В удалённой торговой точке РРО (Регистраторы Расчётных Операций) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, чего достаточно согласно действующим правилам использования РРО в Украине. При этом в момент оформления продажи, она не фиксируется в программе.

По завершению смены торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные от продажи товара покупателя.
В случае если в торговой точке ведётся детальный учёт продаж товаров, то удаленная торговая точка, также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа «Очёт о розничных продажах» (“Звіт про роздрібні продажі”).
Если же в торговой точке не ведется детальный ежедневный учёт проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию для получения данных про текущие остати товаров.

Отклонения выявленные при инвентаризации, будут соответствовать объёмам продаж за период времени после предварительной инвентаризации.
Излишки и недостачи товаров, выявленные в результате инвентаризации, и не связанные с продажами в неавтоматизироованной торговой точке, можно внести в программу с помощью документов «Оприходование излишков товаров» (“Оприбуткування надлишків товарів”) и «Списание недостач товаров» (“Списання нестач товарів”). Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.
В любой момент времени программа позволяет контролировать процесс сдачи розничной выручки и сравнивать объём сданной розничной выручки с полученной от торговой точки информацией о продажах товаров.

С помощью различных отчётов содержащихся в программе, можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках и анализировать оптимальный запас товаров у них. В розничной торговле могут применяться все те же методы управления запасами для расчёта оптимального запаса товаров, что и при оптовых продажах.

Применение программы для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно- и мелко- оптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности “долгих” продаж в системе есть возможность автоматизации полного процесса управления заключаемым договором, который состоит из следующих этапов:

  • согласование коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении;
  • формирование коммерческого предложения;
  • согласование стоимости, графика оплат и поставок;
  • подписание договора;
  • обеспечение договора товаром;
  • контроль исполнения обязательств по оплатам и  отгрузкам.

Также, реализован упрощённый режим управления процессом продаж с ручным перемещением по этапам.

Допускаются различные виды процессов, с различным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и прочих материалов, необходимых при отладке процесса.

Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе и объединяют в единое целое всю информацию накопленную в системе в ходе подготовки и осуществления продажи:

  • электронную переписку;
  • информацию о телефонных переговорах;
  • протоколы встреч;
  • оформленные заказы;
  • счета, накладные, дополнительные файлы  и т.п.

Это помогает максимально эффективно и комфортно организовать работу менеджерев продаж.

Карта маршрута Бизнес-процеса в BAS Управління Торгівлею
Шаблон карты маршрута бизнес-процесса

Использование регламентных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов и оперативно получать следующую информацию:

  • подробные данные о состоянии процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал по этапам процессов продаж;
  • узкие места процессов (количество проигрышей и потерянный потенциал на этапах);
  • вероятностный прогноз поступления денежных средств;
  • графическое (в виде диаграммы “воронка продаж”) отображение состояния процессов продажи;
  • сроки обработки операций на этапах процессов продаж;
  • отклонения от средних значений по менеджерам, партнёрам и видам договоров.

Анализируя статистику сделок можно оценить вероятность их успешного завершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только саму стадию продажи, но и процесс подготовки продажи.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первичного спроса клиентов.

Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения в программе – это инструмент, который  позволяет накапливать историю переговоров с покупателями относительно состава и условий продаж. Методология программа предусматривает, такие операции:

  • Менеджер формирует коммерческое предложение в форматах *.doc (Microsoft Word) , *.odt (OpenOffice), *.mxl. и высылает его клиенту.
  • Ответ клиента фиксируется, как коммерческое предложение, введённое на основании исходящего коммерческого предложения.
  • После согласования менеджер определяет те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.
  • После согласования коммерческого предложения и заключения договора, выполняется поставка в рамках заказов.

Коммерческое предложение. Печатная форма в BAS Управління Торгівлею
Коммерческое предложение. Печатная форма.

Управление заказами клиентов

Заказ является  “центром управления” всеми дальнейшими действиями по его  исполнению в программе.
Управление процессом исполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа расcчитывается автоматически и будет информировать пользователей о текущем состоянии дел по заказу.
Менеджер получает в реальном времени подробную информацию о состоянии заказов: «каким образом должен оплачиваться заказ клиента?», «какие в заказе предусмотрены этапы оплаты?», «каково состояние оплат по заказам и отгрузки по заказам?».
Для наглядности в программе предусмотрен механизм визуализации состояния обеспечения заказов.
Программа “BAS Управління торгівлею” автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений и не допускает отклонения от них.

Экранная форма "Заказ клиента" в BAS Управління Торгівлею
Экранная форма «Заказ клиента»

Для согласования отклонений от условий сделки может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. В этом случае программа автоматически направит уполномоченным пользователям задания по согласованию заказа и утвердит его, при наличии позитивного решения ответственных за согласование лиц.
Есть возможность включить обособленный учёт себестоимости для любого заказа. Этот режим учёта позволяет точно определить рентабельность заказа.
Решение дает возможность указать график оплаты по заказам (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это  позволит планировать поступление выручки по дням, контролировать исполнение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность.

Просроченную задолженность можно анализировать в разрезе  этапов оплаты, зарегистрированных в заказе клиента.

Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности превышающим установленный лимит. При оформлении отгрузки без заказа, также предусмотрена возможность указания даты оплаты, если отгрузка оформляется в кредит.
Кроме планирования денежных средств и контроля дебиторской  задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказы  будут закупаться только при получении оплаты на этапе “Аванс”, для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата на этапе  “Предоплата”.
Информация о заказах, по которым возможна отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При этом учитывается дата отгрузки указанная в заказе.

Контроль исполнения распоряжений ведётся с точностью до отдельных позиций заказа. Система предохраняет от “перевыполнения” распоряжения, чтобы отгружаемое количество не превыщало заказанное.
Ведётся учёт плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и расчётных документов.

Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизированная схема работы с группами партнёров по одинаковым правилам продаж.

Для максимально быстрого обеспечения запросов партнёров может применяться “короткий” бизнес-процесс обработки заказа,  если это необходимо.

Автоматизация продаж группы торговых компаний (холдинга)

В программе “BAS Управління торгівлею” предусмотрена схема работы, при котороой товар закупается на одни организации компании, а продаются от имени других организаций (“Интеркампани”). В этом случае автоматически подбирается организация-владелец товара, который продается, оформляется перепродажа товара межу организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами):

  • формирование графиков посещения;
  • планирование посещений клиентов;
  • закрепление клиентов за агентами;
  • формирование детальных задач по сбору заказов и решение  прочих произвольных задач.

На основании отработанных задач в информационной базе могут автоматически создаваться заказы клиентов. Кроме того, фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчёты) и  сводная информация о клиентах.

Документ "Задания торговому представителю" в "BAS Управління Торгівлею"
Документ «Задания торговому представителю» в «BAS Управління Торгівлею»

В программе есть возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных заданий: торговым представителям передаётся информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения про клиентов, если нужно вводит данные о новых клиентах и фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью разных отчётов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль на вход.

Настройка доступа клиента для самообслуживания
Настройка доступа клиента для самообслуживания
Работая в системе самообслуживания клиент может выполнять следующие операции:
  • Получать общую информацию о своих заказах.
  • Создавать новый заказ, выбирать вариант доставки. В процессе подбора в заказ, есть возможность просмотра карточки товара с фотографией и коротким описанием товара.
  • Отслеживать состояние заказов.
  • Контролировать состояние взаиморасчётов, уточнять свои данные.
  • Формировать «отчёт о продажах», если клиент является “комиссионером”.
  • Зарегистрировать планы по закупкам товаров.
  • Регистрировать жалобы или претензии, контролировать состояние процесса их обработки.
  • Регистрировать заявку на возврат.
  • Формировать акт расхождений выявленных во время приемки товаров.
  • Получать автоматические сообщения о результатах событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация введённая внешним пользователем автоматически появляется в информационной базе. Заказы оформленные внешним пользователем обрабатываются, так же как и другие заказы.

Стартовая страница клиента в режиме самообслуживания
Стартовая страница клиента в режиме самообслуживания

Условия закупок

С целью фиксации условий закупок в программе «BAS:Управління торгівлею» предусмотрен специальный инструмент – «Договор о условиях закупки» («Угода про умови закупівель»), предоставляющий пользователям следующие возможности:

  • выбор поставщика;
  • определение срока поставки товаров, который  используется для расчёта плановой даты поставки;
  • вибор варианта приёмки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приёмки товаров на склад разделены);
  • определение условий оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
  • указание склада поставки товаров от поставщика и  т.п.

В рамках соглашения с поставщиком можно оформить договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основе данных соглашения.

Регистрация информации про поставщиков

При фиксации полученных от поставщиков первичных документов обычно обязательно нужно указывать номенклатуру. Иногда возникает ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров,  зарегистрированных в информационной базе. На этот случай в программе предусмотрена возможность хранения данных о соответствии между номенклатурой поставщика и  зарегистрированной в информационной базе номенклатурой.

В программе есть возможность регистрации действующей цены (прайс-лист поставщика) по каждому поставщику. В частности:

  • предусмотрена возможность регистрации цены в соответствии с разными условиями;
  • прайс-лист поставщика регистируется в рамках договора с поставщиком.

Цены поставщиков регистрируются исключительно по тем позициям номенклатуры, у которых  есть соответствие с номенклатурными позициями информационной базы.
Загружать цены поставщика можно из прайс-листа поставщика, с помощью внешней обработки.
Также в программе есть возможность регистрации цен конкурентов.

Оформление заказов поставщикам

Для фиксации начальной договорённости об условиях и сроках поставки приобретаемых у поставщика товаров, порядка и срока оплаты в программе используется документ «Заказ поставщику» («Замовлення постачальнику»).

«Заказ поставщику» — это учётный механизм, который помогает организовать процессы закупки, контроля выполнения товарных обязательств поставщиков, и собственных финансовых обязательств.

Заказ поставщику в программе "BAS Управління Торгівлею"
Заказ поставщику в программе «BAS Управління Торгівлею»
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчёта потребностей в обеспечении товарами, согласно параметрам обеспечения (срок поставки товаров от поставщика, среднедевное потребление и т.п.).

Формирование заказов поставщикам по планам в "BAS Управління Торгівлею"
Формирование заказов поставщикам по планам в «BAS Управління Торгівлею»

Кроме того, заказы поставщику можно вводить на основании уже предварительно оформленных заказов покупателей и договоров с клиентом.
При формировании заказа в рамках договора в документ автоматически подставляется информация об основных условиях закупки, например: условия оплаты, валюта расчётов, вид цены поставщика, использование договоров и т.п..

Контроль оплаты товаров по заказам поставщикам осуществляется исходя из даты оплаты, которая указана в заказе поставщику. В заказе указывается желаемая дата поступления товаров. На основании анализа прогнозируемых дат поставки товаров формируется график поставок товаров.
Контроль исполнения обязательств поставщиком совершается с помощью статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на на складе и т.п.).

Варианты приемки товаров от поставщиков

Операция приёмки товаров от поставщика оформляется следующими методами:

  • оформление поставок по нескольким документам: накладнаz оформляется по результату фактического приёма товаров от поставщика; фактический приём товаров на склад осуществляется согласно договора с поставщиком, если по нему оформлены заказы или приходные накладные;
  • оформление разовых поставок без оформления договора с поставщиком и без контроля сроков поставки; фактический приём товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной;
  • оформление поставок на регулярной основе согласно ценам и условиям поставки, заданным в договоре с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику; фактический приём товаров на склад о

Назначение программы

Программа  “BAS Управління торгівлею” – это современный программный инструмент для повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Корректное использование программы позволяет:

  • работать с оперативной информацией, отражающей текущее состояние предприятия в реальном масштабе времени;
  • увеличить продуктивность труда всех служб торгового предприятия;
  • быстро и в удобной форме получать отчёты для принятия решений на разных уровнях.

Программа «BAS Управління торгівлею»

Основные возможности программы

Программа “BAS Управління торгівлею” — предназначена для автоматизации основных сфер торговой деятельности, а именно:

  • управление продажами в т.ч:
    • в оптовой торговле;
    • в комиссионной торговле;
    • в рознице.
  • планирование и план-фактный анализ:

    • продаж;
    • закупок;
    • операций по сборке/разборке;
  • управление складскими запасами, в том числе:
    • по простой (ордерной) схеме;
    • по схеме адресного хранения;
  • управление заказами, включая:
    • заказы покупателей;
    • заказы поставщикам;
    • внутренние заказы подразделений;
  • управление взаимоотношениями с поставщиками и заказчиками, в том числе:
    • работа с клиентами через торговых представителей;
    • самообслуживание клиентов через web-интерфейс;
    • обработка претензий;
  • управление взаиморасчётами с заказчиками, поставщиками и  подотчётными лицами;
  • управление денежными средствами (включая формирование платёжного календаря);
  • анализ цен и управление ценовой политикой;
  • мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности;
  • учёт и анализ коммерческих расходов;
  • интеграция с торговым оборудованием;
  • совместная работа с программами “Бухгалтерія для України 2.0”“BAS Роздрібна торгівля”.

Рассмотрим ключевые возможностисти программы  подробнее…

Планирование

В программе предусмотрены следующие функции планирования:

  • планирование объёмов продаж и закупок (в количественном и в суммовом выражениях);
  • планирование объёмов сборки (разборки) в количественном выражении;
  • ассортиментное планирование продаж.

Планирование продаж

Программа формирует отчёты план-фактного анализа исполнения планов всех видов.
План продаж фиксируется на определённый период времени, с заданной периодичностью плана: неделя, декада, месяц и т.п.

Прогнозирование продаж может выполнятся в следующих измерениях:

  • по конкретному складу;
  • по формату магазина (склада);
  • по менеджерам;
  • по клиентам;
  • по договорам с клиентом.

План продаж в программе "BAS Управління тогівлею"
План продаж. Экранная форма.

План продаж. Печатная форма. "BAS Управління торгівлею"
План продаж. Печатная форма.

Ассортиментное планирование продаж

Ассортиментное планирование продаж предоставляет пользователям следующие возможности:

  • планирование продаж в разрезе товарных категорий;
  • планирование продаж в разрезе форматов магазинов и номенклатуры;
  • управление коллекциями товаров;
  • детализация укрупнённого плана продаж по категориям номенклатуры, с применением коэффициента разбивки;
  • использование средней цены продажи;
  • заполнение планов продаж и закупок по ассортименту.

Планирование закупок

В программе доступно планирование с разной степенью детализации.
Предусмотрено планирование сборки (разборки) комплектов в количественном измерении.
В программе есть возможность формирования заказов поставщикам на основании планов закупки и планов сборки, а также опция формирования заказов на сборку (разборку), на основании планов сборки (разборки).

При планировании могут применяться следующие  источники данных:

  • объёмы заказов;
  • плановые и фактические объёмы закупок и продаж;
  • товарные излишки и прочее.

План закупок в BAS Управління торгівлею.
План закупок. Экранная форма.

Печатная форма плана закупок в BAS Управління Торгівлею.
План закупок. Печатная форма.

Определение правил продаж

Условия работы с клиентами

Основная задачей фиксации условий продажи в договоре является автоматический контроль их соблюдения при продаже товаров.

Типовые условия продаж

Типовой договор подходит для работы с неограниченным количеством клиентов.
Можно формировать разные типовые договоры, если отличаются условия  продаж для разных групп товаров (сегментов номенклатуры).
Для регистрации типовых условий продаж, которые применяются к сегменту партнёров (оптовые клиенты, дистрибьюторы, сетевые магазины и т.п.), предусмотрены типовые договора с клиентами, использование которых позволяет установить:

  • логистические условия (склад отгрузки, срок поставки);
  • финансовые условия (валюта, график, форма оплаты, порядок расчётов);
  • ценовые условия (цены и скидки);
  • прочие условия (организация, налогобложение, сегмент клиентов, сегмент номенклатуры, и т.д.).

Индивидуальные условия продаж

Для клиентов, работа с которыми происходит на особых условиях, можно задавать индивидуальные условия продаж:

  • Индивидуальные условия продаж регистрируются с помощью индивидуального договора для конкретного клиента.
  • Индивидуальный договор можно сформировать на основании данных типового договора с клиентом.
  • В индивидуальном договоре можно уточнять условия типового договора (например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не заданы в типовых условях продаж).

Индивидуальные условия продажи в BAS Управління Торгівлею
Индивидуальные условия продажи

Согласование договоров

Программа помогает контролировать соблюдение правил продаж: продажа с отклонением от установленных правил может осуществляться только после дополнительного согласования с руководителем или уполномоченным лицом.

Согласование договоров реализовано с помощью бизнес–процесса «Согласование договоров с клиентами» («Узгодження угод з клієнтами»).

Учёт по договорам

Для отображения данных конкретного юридического документа предусмотрена возможность ведения договоров с клиентами.
Учёт по договорам доступен в любом случае, независимо от того, используются или нет договора для регистрации правил продаж на предприятии.
Договор составляется между конкретной организацией предприятия и организацией  контрагента.

Учётная карточка договора
Учётная карточка договора

Ценообразование

Прикладное решение позволяет задавать разные «виды цен» на товары. Для каждого «вида цены» задаются:

  • валюта цены;
  • правила расчёта;
  • метод округления и т.п.

Для каждого вида цены определяются свои правила расчёта (способ задания цены).
Предусмотрена возможность назначать следующие алгоритмы расчёта цен:

  • в виде формул;
  • по данным, хранящимся в информационной базе.
Прайс-лист в програмі BAS Управління
Прайс-лист

Правила расчёта цен могут быть детализированы до уровня «ценовых групп» товаров.

Для конкретной ценовой группы товара можно задавать отдельную расчётную формулу.

Для создания формул расчёта в системе предусмотрен «конструктор формул».

Конструктор формул в BAS Управління Торгівлею
Конструктор формул
Расчёт цен на основании данных информационной базы позволяет, например, получать данные о минимальной цене на рынке на основе внесённых в информационную базу данных, о ценах конкурентов и поставщиков.

Условия предоставления скидок/наценок

В программе предусмотрена возможность назначать скидки/наценки: ручные и автоматические.
Скидки/наценки могут назначаться  как в розничной, так и в оптовой торговле:

  • при оформлении продаж с конкретного склада (магазина);
  • конкретному клиенту в соответствии с условиями продажи (при оформлении индивидуального договора с клиентом);
  • группе клиентов в соответствии с условиями продажи (при оформлении типового договора с клиентами);
  • по карте лояльности определённого вида, предъявленной клиентом.

Скидки можно назначать в процентном и суммовом измерениях.
Предусмотрено предоставление бонусных скидок (подарков, скидок количеством).
«Скидка количеством» применяется в том случае, если в качестве бонуса (подарка) «дарится» аналогичный товар. Подарок применяется в случае, если при покупке определённого количества товаров из определённого сегмента нужно «подарить» другой товар.
Можно назначать скидку/наценку по определённому сегменту номенклатуры, на произвольную номенклатуру из списка.

Условия предоставления скидок в BAS Управління Торгівлею
Условия предоставления скидок

Назначение процентной скидки в программе BAS Управління Торгівлею
Назначение процентной скидки
Процент и сумма скидки могут уточнятся по ценовым группам, по определённому сегменту номенклатуры, на любую номенклатуру или на список номенклатуры.

В программе содержатся разные типовые схемы условий предоставления  скидок/наценок, например:

  • за разовый объём продаж;
  • за форму оплаты;
  • за время продажи, и т.п.

Скидки/наценки могут быть объединены в группы, для каждой из которых назначается правило совместного применения скидок/наценок в составе группы.

Могут быть разные варианты совместного применения скидок/наценок:

  • Максимум – при совместном действии скидок в одной группе будет выбрана скидка с максимальным значением.
  • Сложение – при совместном действии скидок в одной группе скидки будут суммироваться.
  • Умножение – при совместном действии скидок в одной группе скидки будут применяться последовательно.
  • Минимум – при совместном действии скидок в одной группе  будет выбрана скидка с минимальным значением.
  • Вытеснение – при совместном действии скидок в одной группе  будет действовать только скидка, имеющая наивысщий приоритет в группе.

Допустимые значения ручных скидок при оформлении продаж можно  ограничить. Ограничения могут задаваться для конкретного пользователя или при оформлении продажи конкретному клиенту (в договоре об условиях продаж).
Ограничение ручных скидок/наценок можно также детализировать до уровня ценовых групп.
Предусмотрена возможность загрузки новых скидок/наценок с произволными условиями предоставления, с помощью внешних дополнительных обработок.

Управление продажами в розничной сети

Программа позволяет автоматизировать управления продажами через собственную сеть магазинов.
В зависимости от формата магазинов могут применяться разные схемы автоматизации торговли. При этом есть возможность:

  • Формировать ассортимент товаров в соответствии с форматом магазина: супермаркет, магазин шаговой доступности, бутик и т.п.
  • Определять состав товарных категорий: Какие именно товары будут составлять определённую категорию в определённом формате?
  • Назначать количественные ограничения для категорий товаров в магазинах разных форматов.
  • Анализировать и контролировать состояние ассортимента товаров.
  • Устанавливать роли товарам в ассортименте, стадии ассортимента и назначение вида цен для товаров ассортимента.

Автоматизация продаж с помощью “BAS Управління торгівлею” в  магазинах

Розничные операции могут проводиться непосредственно в “BAS Управління торгівлею”, в том числе с использованием различного торгового и расчётного оборудования, например:

  • фискальных регистраторов;
  • сканеров штрих-кодов;
  • электронных весов;
  • терминалов сбора данных и т.п..

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно следующие стандартные торговые операции:

  • открытие кассовой смены;
  • приём оплаты от покупателя;
  • оформление чеков;
  • закрытие кассовой смены;
  • передача розничной выручки в кассу преприятия.

Оплата может приниматься  наличными или с помощью платёжных карт.
При закрытии кассовой смены формируется документ «Отчёт о розничных продажах» (“Звіт про роздрібні продажі”).

Отчёт о розничных продажах в программе "BAS Управління Торгівлею"
Отчёт о розничных продажах в программе «BAS Управління Торгівлею»

В процессе работы можно оформлять возвраты денежных средств в течении кассовой смены.
После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформлять операцию возврата товаров розничному покупателю.
Информация о всех “пробитых” чеках после закрытия кассовой смены хранится в информационной базе в виде архивных чеков.
Программа позволяет не только проводить оплату по платёжным картам (еквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка.
Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчёты, для контроля прохождения эквайринговых платежей.
Продажи с использованием платёжных карточек доступны и для оптовых продаж.

Интеграция со специализированными решениями, установленными в магазинах

Для управления продажами в розничной сети оптимальным является использование продукта в комплекте с программой “BAS Роздрібна торгівля” или с одним из отраслевых решений на базе программы “BAS Роздрібна торгівля”. Такая методика позволяет максимально эффективно использовать возможности программы:

В центральном офисе:

  • управлять взаимоотношениями с поставщиками;
  • управлять работой складов;
  • организовывать акции по повышению лояльности покупателей;
  • планировать и анализировать продажи в различных разрезах.

В магазине:

  • автономная работа, независимая от надёжности канала связи с главным офисом;
  • удобное функциональное рабочее место кассира;
  • возможность применения в магазине программ сторонних разработчиков.

Продажи в неавтоматизированных (удалённых) точках

Программу можно использовать для автоматизации работы удалённых торговых точек,  не связанных с главной информационной базой, например: маленькие магазины, киоски и прочее.

В удалённой торговой точке РРО (Регистраторы Расчётных Операций) используются только для регистрации денежных сумм, полученных от покупателей, чего достаточно согласно действующим правилам использования РРО в Украине. При этом в момент оформления продажи, она не фиксируется в программе.

По завершению смены торговая точка передает в кассу торгового предприятия денежные средства, полученные от продажи товара покупателя.
В случае если в торговой точке ведётся детальный учёт продаж товаров, то удаленная торговая точка, также сообщает о количестве проданных товаров. Эта информация регистрируется с помощью документа «Очёт о розничных продажах» (“Звіт про роздрібні продажі”).
Если же в торговой точке не ведется детальный ежедневный учёт проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию для получения данных про текущие остати товаров.

Отклонения выявленные при инвентаризации, будут соответствовать объёмам продаж за период времени после предварительной инвентаризации.
Излишки и недостачи товаров, выявленные в результате инвентаризации, и не связанные с продажами в неавтоматизироованной торговой точке, можно внести в программу с помощью документов «Оприходование излишков товаров» (“Оприбуткування надлишків товарів”) и «Списание недостач товаров» (“Списання нестач товарів”). Эти документы могут быть сформированы в рамках проведения инвентаризационной кампании.
В любой момент времени программа позволяет контролировать процесс сдачи розничной выручки и сравнивать объём сданной розничной выручки с полученной от торговой точки информацией о продажах товаров.

С помощью различных отчётов содержащихся в программе, можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в различных торговых точках и анализировать оптимальный запас товаров у них. В розничной торговле могут применяться все те же методы управления запасами для расчёта оптимального запаса товаров, что и при оптовых продажах.

Применение программы для управления продажами в дистрибуции, проектными продажами, крупно- и мелко- оптовой торговлей

Автоматизация бизнес-процесса продажи

Для повышения эффективности “долгих” продаж в системе есть возможность автоматизации полного процесса управления заключаемым договором, который состоит из следующих этапов:

  • согласование коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленном с ним соглашении;
  • формирование коммерческого предложения;
  • согласование стоимости, графика оплат и поставок;
  • подписание договора;
  • обеспечение договора товаром;
  • контроль исполнения обязательств по оплатам и  отгрузкам.

Также, реализован упрощённый режим управления процессом продаж с ручным перемещением по этапам.

Допускаются различные виды процессов, с различным составом этапов. Для них поддерживается хранение вспомогательных документов – регламентов, инструкций, шаблонов документов и прочих материалов, необходимых при отладке процесса.

Все процессы продажи (сделки) регистрируются в системе и объединяют в единое целое всю информацию накопленную в системе в ходе подготовки и осуществления продажи:

  • электронную переписку;
  • информацию о телефонных переговорах;
  • протоколы встреч;
  • оформленные заказы;
  • счета, накладные, дополнительные файлы  и т.п.

Это помогает максимально эффективно и комфортно организовать работу менеджерев продаж.

Карта маршрута Бизнес-процеса в BAS Управління Торгівлею
Шаблон карты маршрута бизнес-процесса

Использование регламентных процессов продаж позволяет управлять качеством обслуживания клиентов и оперативно получать следующую информацию:

  • подробные данные о состоянии процессов: количество сделок (в работе, выигранных и проигранных) и потенциал по этапам процессов продаж;
  • узкие места процессов (количество проигрышей и потерянный потенциал на этапах);
  • вероятностный прогноз поступления денежных средств;
  • графическое (в виде диаграммы “воронка продаж”) отображение состояния процессов продажи;
  • сроки обработки операций на этапах процессов продаж;
  • отклонения от средних значений по менеджерам, партнёрам и видам договоров.

Анализируя статистику сделок можно оценить вероятность их успешного завершения. Таким образом, система автоматизирует и поддерживает не только саму стадию продажи, но и процесс подготовки продажи.

Система позволяет анализировать степень удовлетворения первичного спроса клиентов.

Все эти возможности позволяют усовершенствовать работу отдела продаж.

Коммерческие предложения

Коммерческие предложения в программе – это инструмент, который  позволяет накапливать историю переговоров с покупателями относительно состава и условий продаж. Методология программа предусматривает, такие операции:

  • Менеджер формирует коммерческое предложение в форматах *.doc (Microsoft Word) , *.odt (OpenOffice), *.mxl. и высылает его клиенту.
  • Ответ клиента фиксируется, как коммерческое предложение, введённое на основании исходящего коммерческого предложения.
  • После согласования менеджер определяет те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.
  • После согласования коммерческого предложения и заключения договора, выполняется поставка в рамках заказов.

Коммерческое предложение. Печатная форма в BAS Управління Торгівлею
Коммерческое предложение. Печатная форма.

Управление заказами клиентов

Заказ является  “центром управления” всеми дальнейшими действиями по его  исполнению в программе.
Управление процессом исполнения заказа осуществляется через соответствующие статусы и состояния документа. Состояние заказа расcчитывается автоматически и будет информировать пользователей о текущем состоянии дел по заказу.
Менеджер получает в реальном времени подробную информацию о состоянии заказов: «каким образом должен оплачиваться заказ клиента?», «какие в заказе предусмотрены этапы оплаты?», «каково состояние оплат по заказам и отгрузки по заказам?».
Для наглядности в программе предусмотрен механизм визуализации состояния обеспечения заказов.
Программа “BAS Управління торгівлею” автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений и не допускает отклонения от них.

Экранная форма "Заказ клиента" в BAS Управління Торгівлею
Экранная форма «Заказ клиента»

Для согласования отклонений от условий сделки может использоваться бизнес-процесс согласования заказа. В этом случае программа автоматически направит уполномоченным пользователям задания по согласованию заказа и утвердит его, при наличии позитивного решения ответственных за согласование лиц.
Есть возможность включить обособленный учёт себестоимости для любого заказа. Этот режим учёта позволяет точно определить рентабельность заказа.
Решение дает возможность указать график оплаты по заказам (как в части авансовых платежей, так и в части платежей по погашению дебиторской задолженности). Это  позволит планировать поступление выручки по дням, контролировать исполнение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность.

Просроченную задолженность можно анализировать в разрезе  этапов оплаты, зарегистрированных в заказе клиента.

Программа позволяет автоматически запрещать отгрузку клиентам со сроком задолженности превышающим установленный лимит. При оформлении отгрузки без заказа, также предусмотрена возможность указания даты оплаты, если отгрузка оформляется в кредит.
Кроме планирования денежных средств и контроля дебиторской  задолженности, информация о соблюдении графика оплат учитывается при обработке заказа клиента. Товары под заказы  будут закупаться только при получении оплаты на этапе “Аванс”, для начала отгрузки товаров по заказу, кроме оплаты аванса, должна поступить оплата на этапе  “Предоплата”.
Информация о заказах, по которым возможна отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений на отгрузку. При этом учитывается дата отгрузки указанная в заказе.

Контроль исполнения распоряжений ведётся с точностью до отдельных позиций заказа. Система предохраняет от “перевыполнения” распоряжения, чтобы отгружаемое количество не превыщало заказанное.
Ведётся учёт плановой и фактической задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и расчётных документов.

Для продаж в партнерскую сеть предусмотрена оптимизированная схема работы с группами партнёров по одинаковым правилам продаж.

Для максимально быстрого обеспечения запросов партнёров может применяться “короткий” бизнес-процесс обработки заказа,  если это необходимо.

Автоматизация продаж группы торговых компаний (холдинга)

В программе “BAS Управління торгівлею” предусмотрена схема работы, при котороой товар закупается на одни организации компании, а продаются от имени других организаций (“Интеркампани”). В этом случае автоматически подбирается организация-владелец товара, который продается, оформляется перепродажа товара межу организациями внутри компании.

Управление торговыми представителями

В программе реализована функциональность по управлению торговыми представителями (торговыми агентами):

  • формирование графиков посещения;
  • планирование посещений клиентов;
  • закрепление клиентов за агентами;
  • формирование детальных задач по сбору заказов и решение  прочих произвольных задач.

На основании отработанных задач в информационной базе могут автоматически создаваться заказы клиентов. Кроме того, фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчёты) и  сводная информация о клиентах.

Документ "Задания торговому представителю" в "BAS Управління Торгівлею"
Документ «Задания торговому представителю» в «BAS Управління Торгівлею»

В программе есть возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных заданий: торговым представителям передаётся информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения про клиентов, если нужно вводит данные о новых клиентах и фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью разных отчётов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Самообслуживание клиентов

В программе предусмотрена возможность самостоятельной регистрации заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и указывается пароль на вход.

Настройка доступа клиента для самообслуживания
Настройка доступа клиента для самообслуживания
Работая в системе самообслуживания клиент может выполнять следующие операции:
  • Получать общую информацию о своих заказах.
  • Создавать новый заказ, выбирать вариант доставки. В процессе подбора в заказ, есть возможность просмотра карточки товара с фотографией и коротким описанием товара.
  • Отслеживать состояние заказов.
  • Контролировать состояние взаиморасчётов, уточнять свои данные.
  • Формировать «отчёт о продажах», если клиент является “комиссионером”.
  • Зарегистрировать планы по закупкам товаров.
  • Регистрировать жалобы или претензии, контролировать состояние процесса их обработки.
  • Регистрировать заявку на возврат.
  • Формировать акт расхождений выявленных во время приемки товаров.
  • Получать автоматические сообщения о результатах событий в информационной базе или на основе анализа данных.

Информация введённая внешним пользователем автоматически появляется в информационной базе. Заказы оформленные внешним пользователем обрабатываются, так же как и другие заказы.

Стартовая страница клиента в режиме самообслуживания
Стартовая страница клиента в режиме самообслуживания

Условия закупок

С целью фиксации условий закупок в программе «BAS:Управління торгівлею» предусмотрен специальный инструмент – «Договор о условиях закупки» («Угода про умови закупівель»), предоставляющий пользователям следующие возможности:

  • выбор поставщика;
  • определение срока поставки товаров, который  используется для расчёта плановой даты поставки;
  • вибор варианта приёмки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приёмки товаров на склад разделены);
  • определение условий оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
  • указание склада поставки товаров от поставщика и  т.п.

В рамках соглашения с поставщиком можно оформить договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основе данных соглашения.

Регистрация информации про поставщиков

При фиксации полученных от поставщиков первичных документов обычно обязательно нужно указывать номенклатуру. Иногда возникает ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров,  зарегистрированных в информационной базе. На этот случай в программе предусмотрена возможность хранения данных о соответствии между номенклатурой поставщика и  зарегистрированной в информационной базе номенклатурой.

В программе есть возможность регистрации действующей цены (прайс-лист поставщика) по каждому поставщику. В частности:

  • предусмотрена возможность регистрации цены в соответствии с разными условиями;
  • прайс-лист поставщика регистируется в рамках договора с поставщиком.

Цены поставщиков регистрируются исключительно по тем позициям номенклатуры, у которых  есть соответствие с номенклатурными позициями информационной базы.
Загружать цены поставщика можно из прайс-листа поставщика, с помощью внешней обработки.
Также в программе есть возможность регистрации цен конкурентов.

Оформление заказов поставщикам

Для фиксации начальной договорённости об условиях и сроках поставки приобретаемых у поставщика товаров, порядка и срока оплаты в программе используется документ «Заказ поставщику» («Замовлення постачальнику»).

«Заказ поставщику» — это учётный механизм, который помогает организовать процессы закупки, контроля выполнения товарных обязательств поставщиков, и собственных финансовых обязательств.

Заказ поставщику в программе "BAS Управління Торгівлею"
Заказ поставщику в программе «BAS Управління Торгівлею»
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчёта потребностей в обеспечении товарами, согласно параметрам обеспечения (срок поставки товаров от поставщика, среднедевное потребление и т.п.).

Формирование заказов поставщикам по планам в "BAS Управління Торгівлею"
Формирование заказов поставщикам по планам в «BAS Управління Торгівлею»

Кроме того, заказы поставщику можно вводить на основании уже предварительно оформленных заказов покупателей и договоров с клиентом.
При формировании заказа в рамках договора в документ автоматически подставляется информация об основных условиях закупки, например: условия оплаты, валюта расчётов, вид цены поставщика, использование договоров и т.п..

Контроль оплаты товаров по заказам поставщикам осуществляется исходя из даты оплаты, которая указана в заказе поставщику. В заказе указывается желаемая дата поступления товаров. На основании анализа прогнозируемых дат поставки товаров формируется график поставок товаров.
Контроль исполнения обязательств поставщиком совершается с помощью статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на на складе и т.п.).

Варианты приемки товаров от поставщиков

Операция приёмки товаров от поставщика оформляется следующими методами:

  • оформление поставок по нескольким документам: накладнаz оформляется по результату фактического приёма товаров от поставщика; фактический приём товаров на склад осуществляется согласно договора с поставщиком, если по нему оформлены заказы или приходные накладные;
  • оформление разовых поставок без оформления договора с поставщиком и без контроля сроков поставки; фактический приём товаров от поставщика осуществляется на основании данных накладной;
  • оформление поставок на регулярной основе согласно ценам и условиям поставки, заданным в договоре с поставщиком и могут быть уточнены в заказе поставщику; фактический приём товаров на склад осуществляется согласно договора с поставщиком; документы поставки (заказ, накладная) могут быть оформлены после фактического приёма товаров на склад.

Оформление поставок товаров от поставщика

При регистрации факта поставки товараот поставщика в программе можно отображать следующие операции:

  • закупка импортных товаров;
  • закупка товаров у поставщика;
  • приёмка товаров на комиссию;
  • закупка товаров через подотчётное лицо.

Обычно операция поступления товара от поставщика регистрируется документом «Поступление товаров и услуг» / “Надходження товарів і послуг”.

Поставка товаров может быть оформлена:

  • в рамках заказа поставщику;
  • по нескольким заказам поставщика;
  • в рамках договора с поставщиком;
  • как отдельная поставка товара.

Есть возможность зарегистрировать поступление товара сразу на несколько складов по одной накладной. Для этого в табличной части документа закупки предусмотрена возиможность выбора склада.

Оплата за поставку товара

  • оплата за поставку товаров может осуществляться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, п конкретному документу поступления;
  • оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой;
  • предусмотрена возможность зачёта аванса, перечисленного поставщику.

Ордерная схема

Если на складе применяется “ордерная» схема учёта, то поступившие товары,  оприходываются на склад только посля оформления приходного ордера на товары.

Излишки и недостачи

В программе есть возможность в момент поступления товаров зафіксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром указанным в сопроводительных документах.
После регистрации расхождений “недостачи” могут быть отнесены на взаиморасчёты со сторонней организацией или на другие расходы.
Излишки товаров которые образовались можно отнести на «прочие доходы».

Управление складом

В программе ведется детальный оперативный учёт товаров на складах, что обеспечивает контроль товарных запасов компании.
Прикладно решение “BAS:Управління Торгівлею” позволяет:

  • вести отдельный учёт собственных товаров, принятых на комиссию товаров и товаров  переданных на реализацию;
  • управлять остатками товаров в разных единицах измерения на неограниченном колисчестве складов;
  • резервировать товары;
  • детализировать расположнеие товара на складе по местам хранения;
  • оптимизировать хранение товаров на складе;
  • оформлять операции сборки/разборки товаров;
  • учитывать серии товаров (серийные номера, сроки пригодности и т.п.);
  • задавать произвольные характеристики товаров

Все права на конфигурацию принадлежат компании  “NetHelp” (Польша).