BAS Управління автотранспортом. Версия Стандарт

Назначение программы

Отраслевое решение «BAS Управління автотранспортом Стандарт» предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учёта в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в тех подразделениях торговых, производственных и прочих предприятий, которые используют автотранспорт для собственных нужд.

Программа позволяет управлять собственным автопарком, автоматизировать процесс диспетчеризации перевозок и оперативный учёт на всех сопутствующих участках (работа водителей, горюче-смазочные материалы, автомобили и агрегаты, ремонты, запчасти и расходные материалы и т.п.).

Отличительной особенностью программы является продуманный справочник тарифов, что позволяет гибко настраивать действие сложных тарифов для контрагентов, маршрутов, моделей транспортных средств и т.п.

Ключевые подсистемы программы

Программа «BAS Управління автотранспортом» состоит из следующих базовых функциональных модулей (подсистем):

• Учет доходов и расходов.
• Управление заказами и диспетчеризация.
• Управление автопарком.
• Взаиморасчеты с контрагентами.
• Учет ГСМ и технических жидкостей.
• Учет путевых листов.
• Учет ремонтов и агрегатов.
• Учет ДТП и штрафов.
• Складской учет запчастей и расходных материалов.
• Учет работы водителей.
• Обмен данными с «BAS Бухгалтерія».

Рассмотрим эти подсистемы подробнее.

Учет доходов и расходов

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• учёт прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
• учёт прочих затрат на автомобили;
• гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов.

Прямые затраты определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.

Для каждой из статей доходов/затрат, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.

Отчеты по затратам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.

Конечным результатом работы подсистемы является анализ рентабельности работы транспорта предприятия.

Управление заказами и диспетчеризация

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• работа с маршрутными листами;
• учёт и распределение заказов по автомобилям;
• учёт разнарядок.

Программа «BAS Управління автотранспортом. Стандарт» содержит удобную систему учёта и распределения заказов на автомобили.

Заказы на автотранспорт могут учитываться как от сторонних контрагентов, так и от внутренних подразделений компании.

В заказе на транспортное средство (ТС) система учитывает:

• параметры и характеристики груза;
• услуги, оказываемые в рамках перевозки груза;
• адреса и временные окна доставки грузов;
• требования к транспорту.

В программе предусмотрено формирование суточной разнарядки на транспорт.

Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.

АРМ Диспетчера

Основное назначение автоматизированного рабочего места (АРМ) диспетчера: помощь в обработке заказов покупателей и формирование заданий на перевозку.

Функциональные возможности АРМ Диспетчера:

• быстрый подбор заказов;
• работа с журналом «Маршрутные листы»;
• работа с журналом «Путевые листы»;
• заполнение документов «Маршрутный лист»;
• групповое формирование и печать документов «Разнарядка».

Управление автопарком

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• ведение справочника транспортных средств (ТС);
• учёт документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия;
• учёт выработки ТС и оборудования.

Вся основная информация об автомобилях компании хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудование».

Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС.

Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработка в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.

При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет «Контроль сроков приближения ТО», а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.

Функциональные возможности программы также позволяют:

• вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей;
• загружать и хранить скан-копии документов в системе.

При истечении срока действия документа в списке ТС автомобиль помечается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.

Информация о просроченных документах автоматически переносится в архив.

Взаиморасчеты с контрагентами

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• расчет стоимости оказанных услуг;
• ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
• формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.

Отличительная особенность программы – продуманный справочник тарифов, позволяющий назначать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и проч.

Программа предоставляет возможность:

• устанавливать фиксированные тарифы;
• создавать сложные тарифы;
• настраивать зависимость величины тарифа от объема выполненной работы.

На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость оказанных транспортных услуг в документе «Товарно-транспортная накладная», который может быть создан внутри путевого листа.

За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с различной степенью детализации.

Помимо счетов и актов можно сформировать реестр оказанных услуг.

Поддерживается выгрузка документов реализации в программу «BAS Бухгалтерія».

Учет ГСМ и технических жидкостей

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе;
• учет оборотов и расхода топлива и технических жидкостей (ТЖ) в разрезе каждого автомобиля;
• контроль и инвентаризация остатков ГСМ и технических жидкостей на ТС.

Заправки и сливы ГСМ

Основные функциональные возможности:

• учет фактов сливов топлива;
• возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
• учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карте, по талонам, от поставщика;
• возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
• возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.

Полную картину по движению топлива и ТЖ можно проанализировать с помощью различных отчетов:

• Заправки ГСМ.
• Ведомость прихода/расхода ГСМ на ТС.
• Ведомость движения ГСМ.
• Сравнение заправок по пластиковым картам.

Расчет нормативного и фактического расхода топлива

Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.

Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.

Есть учет корректировочных коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).

Учет путевых листов

В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы разных видов:

• грузового автомобиля (почасовой, сдельный);
• специального автомобиля;
• междугородного автомобиля;
• автобуса;
• легкового автомобиля;
• рапорт о работе строительной машины;
• физического лица-предпринимателя.

Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.

Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.

При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей по рейсу (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативный и фактический расход ГСМ и технических жидкостей (ТЖ) автомобилей.

На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:

• Карточка работы ТС;
• Наработка оборудования в моточасах;
• Выработка транспортных средств;
• Пробег ТС;
• Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта) и другие отчеты.

Учет ремонтов и агрегатов

Подсистема позволяет решать следующие учётные задачи:

• учет заявок на ремонт;
• учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах;
• печать формы «Требование-накладная» из документа «Ремонтный лист»;
• учет агрегатов;
• учет фактов установки и замены шин, аккумуляторов и другой дополнительной комплектации.

Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем предстоящим и выполненным ТО и ремонтам транспорта при помощи отчетов: «Планирование ТО», «График ТО».

Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.

В подсистеме «Учет агрегатов и другой комплектации автомобилей» выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и другой дополнительной комплектации автомобилей.

Учет агрегатов ведется в разрезе каждого автомобиля, а шин — еще и в разрезе мест установки.

Для удобной работы механика в ремонтном листе предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, осуществлять следующие операции:

• устанавливать, менять, снимать шины;
• проверять информацию об имеющихся на автомобиле шинах.

В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных о пробеге ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобиле, что позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Учет ДТП и штрафов водителей

Программа позволяет вести учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).

Функционал предоставляет следующие возможности:

• учет и оформление документов о ДТП;
• учет данных по причиненному ущербу ТС, по страховым выплатам;
• ведение статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
• ведение рейтинга водителей-нарушителей.

Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сопоставить суммы выплат страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.

В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.

Функционал предоставляет следующие возможности:

• печать формы согласия для удержания штрафов из заработной платы;
• хранение фотографий нарушений;
• ведение рейтинга водителей-нарушителей;
• ведение аналитики по видам нарушений ПДД.

В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителе-нарушителе, характере нарушения ПДД, сумме штрафа и факте оплаты штрафа.

Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику нарушений ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.

Складской учет запчастей и расходных материалов

Подсистема позволяет решать следующие учетные задачи:

• учет поступления и списание запчастей, топлива, технических жидкостей и расходных материалов на склад;
• учет выдачи запчастей и расходных материалов;
• внутреннее перемещение номенклатуры между складами;
• списание товаров на автомобиль;
• возможность проведения инвентаризаций;
• контроль актуальных остатков товаров на складах.

Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.

Учет работы водителей

В подсистеме решаются основные задачи:

• учет выработки и рабочего времени водителей;
• начисление заработной платы по путевым листам.

Функциональные возможности подсистемы позволяют:

• формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.);
• формировать табеля учета рабочего времени.

Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе «Начисление зарплаты».

Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в программу «BAS Бухгалтерія».